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¿Como moderar una presentación o una mesa redonda?

Panel-mesa

Hagamos de la moderación algo ameno y eficaz

Moderar bien una sesión, sea de un solo ponente o de varios (panel o mesa redonda), no es un trámite, sino una importante función que suma a la calidad de un congreso. Como en todo arte, se pueden tener cualidades personales que ayuden a realizarlo, pero si somos mortales corrientes deberemos dedicarle el tiempo necesario que se merece.

Por supuesto, no debe reducirse a lo mínimo de leer de forma mecánica un papel con los títulos y los nombres de los ponentes. Si nos encomiendan este cometido vale la pena que nos esmeremos para que no sean unas palabras aburridas y, en cambio, resulte una función útil, inteligente y agradable al mismo tiempo. De hecho se trata de ser el “anfitrión” de la sesión y llevar a cabo bien este rol acostumbra a ser más difícil incluso que la simple participación en la mesa.

Muy pocas personas son capaces de hacerlo bien sin una previa preparación. Ahí está el “secreto” que no debería extrañarnos: no se trata de que los organizadores nos pasen un papel en el último momento, sino de dedicar a esta importante misión un buen tiempo, el necesario para tener controlados todos los detalles para que resulte una sesión brillante.

  1. Conocer la sala y el mobiliario

Preguntar a los organizadores: ¿Será una mesa larga o unas butacas de cara el público? ¿Habrá un micrófono para cada participante o solo uno que se pasarán entre ellos? ¿Se hablará desde la mesa o habrá que levantarse hasta un atril? ¿Habrá un mando a distancia para pasar las diapositivas?

Hay que saber todo eso también para informar a los ponentes.

  1. Conocer a todos los ponentes y sus temas

Además de los datos básicos, hay que saber algunos detalles interesantes o curiosos de los ponentes que resalten algún aspecto de su personalidad. Eso generará interés y predispondrá al público a escuchar con atención.

Pedirles detalles de sus presentaciones y una copia de las mismas (si no las tienen terminadas que nos envíen una versión provisional). Así podremos preparar algunas preguntas inteligentes para hacérselas si la audiencia tarda en reaccionar o nadie más pregunta nada. Ello también permitirá asegurarse que no traerá diapositivas atiborradas de texto ilegible, en cuyo caso se les pedirá que los textos se distribuyan en varias diapositivas con una letra de 24 puntos como mínimo.

Preguntarles cómo desean que se les presente (cargos, instituciones). Si su curriculum es muy extenso, acordar con ellos cómo acortarlo, de manera que todos los curriculums de los participantes tengan aproximadamente la misma extensión.

Decidir con ellos el orden lógico de las intervenciones.

Además de por el cumplimiento de los horarios, el éxito de una conferencia se mide por el tiempo de participación del público

  1. Informar a los ponentes

Explicarles con detalle cómo será la sesión, y sobre todo del tiempo de que disponen. Nunca deben agotar su tiempo, y deben dejar unos minutos (los que decidan los organizadores) para discusión y preguntas. Además de por la puntualidad, el éxito de una conferencia se mide por el tiempo de participación del público.

Informarles que los tiempos se cumplirán de una manera muy estricta, y que deben estar atentos a los avisos del moderador, asintiendo levemente con la cabeza al verlos. El moderador dispondrá de unos cartelitos escritos con 5 min, 1 min y Fin.

  1. Tipos de mesa redonda

Lo clásico es que cada ponente traiga una presentación en PowerPoint (deben prohibirse los Prezi, pues a veces falla la conexión, y en todo caso son mareantes), y que luego haya un tiempo de preguntas.

Algunos ponentes que tienen facilidad para hablar en público quieren participar sin ppt, pero hay que evitarlo, porque se corre el riesgo de que agoten su tiempo reservado o el riesgo de que repitan lo mismo de una forma desordenada, y al final nadie sabe qué han aportado de nuevo.

Otras mesas redondas se plantean en base a dos o tres preguntas que el moderador envía previamente a los ponentes, y que estos van respondiendo por orden en la sesión. De esta forma los temas debatidos quedan mucho más centrados, y es una sesión más interactiva, con más dialogo. En este caso nadie presenta ppts.

  1. Desarrollo de la sesión

Sin perjuicio de que los organizadores también velen por ello, el moderador debe asegurarse de que las presentaciones estén instaladas y probadas en el ordenador usado en el congreso. Debe desaconsejarse que los ponentes traigan su ordenador, pues con el cambio acostumbra a perderse tiempo, ya que a menudo falla algo.

El moderador debe llegar con antelación a la sesión para localizar y hablar con los componentes de su panel, y acordar o recordar los últimos detalles. También debe comprobar que haya un par de personas auxiliares preparadas para llevar el micrófono a los asistentes que al final harán preguntas o comentarios.

Llevar un papel escrito con todo lo que hay que decir, no fiarse de la memoria. Queda muy mal la falta de respeto de equivocarse con los nombres o pronunciarlos mal si son extranjeros. Debe parecer que se conoce bien a cada ponente, concediéndole así la importancia o fama de ser el expositor experto adecuado.

Prevenir a cada ponente para que no haga preámbulos y vaya al grano. La gran mayoría de veces los ponentes, sobre todo si son noveles, traen demasiadas transparencias que no tienen tiempo de exponer, y en el 90% de los casos los ponentes se comen el tiempo previsto para preguntas y debate, lo cual es decepcionante para el público.

Como se ha dicho, el moderador debe llevar los tiempos de forma estricta, para que ningún ponente tome el tiempo de los demás, o se coma el tiempo de discusión. Si llegado el caso un ponente no obedece, debe retirarle el micrófono con autoridad y determinación. Hay ponentes que se van alargando diciendo: “Sólo un minuto más”, pero este comportamiento no puede admitirse bajo ningún concepto.

Llevar escrito un esquema del minutaje que se tiene que asignar a cada ponente y seguirlo estrictamente. Es fácil confundirse si los tiempos transcurren entre horas no redondas, por ejemplo, Ponente B 10:45 a 11:10, primer aviso a las 11:05.

Controlar que los cartelitos de la mesa con los nombres de los ponentes estén como corresponde en cada momento, incluso después de que se hayan movido para intervenir. Así se ayuda también a que se identifique a cada uno en las fotos.

Controlar que cada ponente tenga agua. Aunque para las aguas y los cartelitos debería ver alguna persona auxiliar encargada, el moderador debe supervisarlo.

Controlar que los micrófonos de la mesa estén bien dirigidos y a la altura de la barbilla de cada ponente. Algunos ponentes los suben inconscientemente para “agazaparse” detrás por timidez. Cuando se usan micrófonos de solapa, asegurar que el ponente lo tenga en el lado hacia donde girará la cabeza, seguramente la pantalla de la sala o hacia la mesa.

El moderador debe presentar brevemente el objetivo de la sesión, vinculándolo a la temática general del congreso, sin tomar demasiado protagonismo. Y luego presentar al primer ponente. Debe pronunciar bien, claro y alto sus datos: cargo, institución, etc. Es mejor presentar cada ponente cuando le toque hablar, no todos al principio.

Aunque a veces se dejan todas las preguntas para el final de la sesión, es mejor dejar un tiempo después de cada intervención si el ponente no lo ha agotado. Y si lo ha agotado no recibe preguntas.

Cuando el ponente empiece a hablar, vigilar si se aleja mucho del micrófono o, por el contrario, si se acerca demasiado. Algunas personas soplan cuando hablan, lo que produce un ruido molesto. En este caso el moderador debe levantarse decididamente y separarle el micrófono.

Señalar al ponente los tiempos con los cartelitos [5 min], [1 min] y [Fin]. Hay que estar preparado para retirar el micro si un ponente no obedece y pretende robar tiempo de los demás, o del tiempo previsto para preguntas.

Ir tomando notas de lo que dice cada ponente para poder plantearle preguntas si nadie del público lo hace. Si queda tiempo queda muy bien que el moderador haga un muy corto resumen comparativo de las presentaciones, una recapitulación. Por esto es conveniente disponer de las presentaciones con tiempo, como sustrato de conocimientos a los que añadir las nuevas aportaciones durante el debate.

Cuando da la palabra a la audiencia, el moderador debe pedir que quien haga la pregunta diga alto y claro su nombre y su organización. A veces quien hace la pregunta no la expresa bien o no domina el idioma, en cuyo caso el moderador de saber traducirla o reformularla.

Estar preparado a cortar con decisión y autoridad si alguien del público acapara el micrófono. Con seguridad habrá alguien que solo quiere contar su batallita personal.

Moderar una sesión es una importante función académica que contribuye a la satisfacción general de un congreso. Y también es un cometido por el que se nos valorará como profesionales. Dediquémosle el tiempo de preparación que merece.