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VTLS

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En los años 90, la situación de los catálogos online (online public access catalog, OPAC) de las bibliotecas experimentaba una transformación. Se implementaban catálogos colectivos, lo que permitía mayor colaboración y compartición de recursos entre instituciones. Así se optimizaban los fondos bibliográficos.

Uno de los avances técnicos más importantes en ese periodo fue la adopción de la norma Z39.50, un estándar que facilitaba la comunicación y el intercambio de información entre sistemas bibliográficos heterogéneos. Z39.50 permitió a las bibliotecas interconectar sus OPACs, lo que no solo mejoró la accesibilidad a los catálogos colectivos, sino que también promovió la interoperabilidad entre diferentes sistemas de gestión de bibliotecas.

En los años 90 se implementaron sistemas bibliotecarios integrados (integrated library systems, ILS), que además de la catalogación y el OPAC también gestionaban otras funciones (adquisiciones, circulación o préstamo, revistas).

En cuanto a la instalación de estos sistemas, hubo grandes debates sobre si era mejor adquirir un software “llave en mano” de un proveedor comercial o desarrollar un sistema personalizado internamente. Las soluciones comerciales ofrecían la ventaja de ser productos probados, con soporte técnico y actualizaciones periódicas, lo que reducía el tiempo de implementación y los riesgos asociados a problemas técnicos. Sin embargo, estos productos a menudo eran costosos y menos flexibles para adaptarse a las necesidades específicas de cada institución.

Por otro lado, el desarrollo de un sistema personalizado por parte del departamento de informática de la universidad permitía una mayor adaptación a las necesidades particulares de la biblioteca y un control total sobre el sistema. No obstante, esta opción implicaba un mayor riesgo y requería una inversión considerable en tiempo y recursos humanos, además de la necesidad de mantener y actualizar el sistema continuamente.

VTLS Inc. fue una empresa proveedora de software y servicios de automatización bibliotecaria. Llegó a tener 1900 instalaciones en 44 países. Fue fundada en 1985 por Vinod Chachra, presidente y director ejecutivo. VTLS se había originado como “Virginia Tech Library Systems”, un sistema automatizado de catalogación y circulación creado para la Biblioteca Newman de Virginia Tech en 1975. Además de su sede en Blacksburg, Virginia, Estados Unidos, VTLS tenía cinco oficinas internacionales en Australia, Brasil, India, Malasia y España (en Barcelona, a cargo de Charles Lynch). VTLS fue una de las pocas empresas del sector bibliotecario con certificación de calidad ISO 9001:2008 durante muchos años. La empresa fue adquirida por Innovative Interfaces en 2014.

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Seguidamente presentamos la entrevista que Tomàs Baiget hizo al Grupo de Usuarios de VTLS España, que funcionó básicamente en Cataluña. Esto es lo que se publicó en el nº 25 (junio de 1994), pp. 4-5, de la newsletter IWE (antecesora de la revista Profesional de la Información).

Grupo de Usuarios de VTLS España

Grupo de Usuarios de VTLS España: Núria Balagué (UAB), Marta Tort (UAB), Jordi Serrano (UPC), Pepa Agramunt (Red de Bibliotecas de la Diputación Barcelona), Ferran Jorba (UAB). Debajo: Josep Sort (UPF), Zacarías Sánchez (UPF), Lluís Anglada –presidente del Grupo– (UPC) y Jordi Permanyer (Red de Bibliotecas de la Diputación de Barcelona).
La foto fue tomada por Tomàs Baiget en el recinto de la Escola Industrial de Barcelona.

EN ESTE número de IWE presentamos otro grupo de bibliotecas: el de las que tienen instalado el programa VTLS, constituido por el momento por 12 organizaciones. Mantenemos una entrevista con varios de sus miembros.

¿Cuándo habéis creado este Grupo?
— Realmente se formó de una manera natural entre las primeras instituciones que empezamos a utilizar el programa en 1990, para ir compartiendo experiencias en las diferentes fases de implementación y funciones del mismo. Ha sido últimamente cuando, al crecer más el número de usuarios, lo hemos querido formalizar y estructurar. Con esta consolidación ayudamos también a dar una mejor imagen de grupo organizado frente a la empresa que nos suministra el software.

¿Quiénes estáis?
Los veteranos (si es que se puede aplicar este nombre a algo tan reciente) son:
Red de Bibliotecas Populares de la Diputación de Barcelona
Universitat Autònoma de Barcelona (UAB)
Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) y
Universitat Pompeu Fabra (UPF) de Barcelona.

Luego se han incorporado, cito por orden alfabético:
Consell Consultiu de la Generalitat de Catalunya
Dept. de Medi Ambient, también de la Generalitat
Escola Universitària de Biblioteconomia i Documentació de Barcelona
Institut del Teatre
Universitat Jaume I (UJI) de Castelló
Universitat de Girona (UDG)
Universitat de Lleida (UDL)
Universitat Ramon Llull (URL) de Barcelona, y
Universitat Rovira i Virgili (URV) de Tarragona.

¿Qué objeto tiene formar un Grupo así?
— Ya os indicamos que lo primero es intercambiar experiencias; los más antiguos enseñan a los más nuevos, y entre nosotros también nos especializamos para luego compartir conocimientos. Sin embargo, un grupo de usuarios se puede considerar como una especie de sindicato frente a la patronal, en este caso una casa comercial productora del software, con la finalidad de sugerir, solicitar, presionar o hasta reivindicar cambios y mejoras en el producto. Estamos contentos con VTLS, pero el hecho de que haya un grupo organizado permite que se establezca un cauce de comunicación normalizado para hacer que el producto evolucione hacia donde los usuarios necesitamos. En cada reunión anual, los usuarios presentamos una lista de 10 sugerencias que juzgamos prioritarias (obtenidas por votación), de las cuales VTLS se compromete a implementar como mínimo las 5 primeras.

¿Cómo reaccionó VTLS?
— Extraordinariamente bien. Y es lógico. Ellos también quieren recibir opiniones estudiadas, contrastadas y constructivas de sus usuarios, ya que ello les permite orientar mejor sus esfuerzos y así poder optimizar las prestaciones. De esta forma podrán vender mejor las próximas versiones del programa. Además, los españoles no somos el único grupo. Josep Sort, de la UPF, es nuestro representante en el VTLS European Steering Committee o grupo europeo de usuarios VTLS, que a su vez se comunica con los americanos. Todos participamos también en una lista de discusión VTLS que funciona en Internet. Usuarios y fabricante nos hacemos un favor mutuo, nosotros criticándole el programa y él mejorándolo según nuestros deseos.

¿Qué otros cargos habéis establecido en el Grupo?
— Bueno, sería más lógico hablar de áreas de responsabilidad. Marta Tort de la UAB es la Library System Manager, como dicen los ingleses, o responsable de los temas de gestión general a nivel de biblioteca, y Zacarías Sánchez, de la UPF, es el System Manager o coordinador informático. Habladnos del programa. El momento de decidirse por una solución informática u otra a la hora de automatizar una biblioteca es trascendental. Se han escrito libros enteros para ayudar a tomar esa decisión, que tantas implicaciones y consecuencias económicas y funcionales puede tener luego.

¿Cómo llegasteis a VTLS?
— Los primeros usuarios fuimos nosotros, explica Jordi Permanyer de la Red de la Diputación. Hicimos muchas pesquisas y visitamos muchas instalaciones, aunque en aquella época tampoco había tanto donde escoger. Nosotros valoramos la ventaja de un software que fuera un producto terminado (por supuesto, como todo, siempre mejorable), pero llave en mano, listo para ser utilizado. Embarcarse en un software hecho en casa es muy arriesgado, una aventura que nunca se sabe cómo puede terminar, y muchas veces no pasa de ser un bricolage o un hobby muy caro, si se tienen en cuenta los resultados y los salarios que ha habido que pagar —la historia está plagada de casos, especialmente por los años 70s y principios de los 80s, que quizá sirvieron como escuela para que brillantes informáticos aprendieran a programar, pero que dieron al traste con una apreciable cantidad de los sistemas de información que confiaron en ellos. Con un software comprado hecho se tiene algo seguro que funciona. Se depende de otros, es verdad, pero éstos son unos especialistas, los productores del software, que reciben experiencias de otros muchos usuarios. De esta forma la institución puede concentrar todos sus esfuerzos en utilizar el producto y dar servicio, no en estar experimentando continuamente. La solución llave en mano nos permitió empezar enseguida, con un sistema “rodado”, que a buen seguro tenía que cubrir todas nuestras expectativas de servicio por un buen tiempo, cuando todavía era imposible prever cómo sería la transición de un sistema manual a uno automatizado.

El estar a merced de un software (VTLS) y de la única marca sobre la que corre (Hewlett Packard), ¿no es inquietante?
— Nada está exento de riesgo en informática, pero nosotros pensamos que dependiendo de una empresa grande y con decenas de instalaciones en todo el mundo, es como más seguros estamos.
De todas maneras, existe ya una versión de VTLS que funciona en sistema operativo Unix y otra en ordenadores IBM.

¿Pensáis migrar de sistema?
— No, en absoluto. Si comparamos VTLS con otros paquetes de bibliotecas que ahora existen, vemos que cumple perfectamente como los mejores. Se adapta muy bien a nuestro nivel de servicio que, especialmente en las universidades, es muy alto en número de transacciones. Tened en cuenta que entre las 12 instituciones que formamos el Grupo de Usuarios manejamos más de 1 millón de volúmenes automatizados, consultables desde unos 450 terminales, y los tiempos de respuesta son más que aceptables.
Además, en varios aspectos VTLS se ha avanzado a nuestras necesidades, como en la anunciada disponibilidad de un módulo Z39.50. A nosotros en este curso aún no nos compensa adquirirlo, dada la poca cantidad de instalaciones Z39.50 existentes en otros opacs, pero no lo descartamos para más adelante.

¿Qué relación tiene vuestro Grupo con el proyecto de Catálogo Colectivo de Catalunya?
— Nosotros participaremos en el CCC junto a otras instituciones y a otros sistemas informáticos. Claro, quisiéramos que se tuviera en cuenta que somos un colectivo importante y que aportaremos un buen número de registros.
Quizá haya que aclarar que existen tres grupos o colectivos distintos: uno es éste de los que tenemos instalado el sistema VTLS, otro es el que agrupa las universidades catalanas, en el que figura también la Universitat de Barcelona con un sistema distinto, y otro sería ese futuro CCC, que aún está en fase de definición.
El grupo de universidades es el que dispone de la subvención de 100 millones PTA ofrecido a partes iguales por la Comisión Interministerial de Ciencia y Tecnología (Cicyt) y el Comissionat per a Universitats i Recerca de la Generalitat de Catalunya, a través de la Comissió Interdepartamental de Recerca i Innovació Tecnològica (Cirit), para crear un catálogo colectivo universitario. Actualmente ya se ha realizado la primera fase del proyecto y desde cada universidad pueden consultarse los catálogos de las demás universidades, sin dejar la conexión local.

Grupo de usuarios VTLS España. Lluís Anglada, UPC.
Tel.: +34-3-401 61 38; fax: 401 62 20
Internet: lluis@biblio.bib.upc.es

Otros contactos de correo electrónico:
Joan Ramon Gómez Escofet: iysb1@cc.uab.es
Josep Sort: sort@upf.es
Zacarías Sánchez: zaca@upf.es
Marta Tort: m.tort@cc.uab.es