Lotus-Notes, Internet y la gestión documental en la empresa

Registro de Notes con dos secciones: arriba, una con una descripción estructurada en campos y debajo, otra con el texto no estructurado del documento.

Los documentos
Documento y registro se pueden utilizar como expresiones sinónimas en este programa. Entonces, ¿qué es un documento en Notes?

Literalmente, cualquier clase de información registrada, tal como afirma la definición ortodoxa (ya hemos dicho que Notes no niega el paradigma, sino que lo amplía), con cualquier forma, extensión o estructura (o falta de ella).

Un registro de Notes puede contener secciones, las cuales consisten en campos. Estas secciones y los campos pertenecientes a ellas pueden contener datos sumamente estructurados, como nombres, direcciones, tablas de datos, etc.

Ahora bien, un registro también puede consistir en:
– decenas de páginas de texto no estructurado, con adición o no de gráficos;
– en archivos vinculados u objetos multimedia incrustados vía OLE (object linking and embedding);
– en vínculos con otros registros u objetos, así como puede contener como elemento a otras bases de datos.

Por último, un registro Notes puede ser una combinación de todo lo anterior, más una o varias estructuras de navegación implementadas mediante vinculaciones de tipo hipertextual y botones de navegación.

En esta versión, además, los registros pueden tener subregistros, así como las secciones de las que ya hemos hablado. Los subregistros son registros hijos anidados dentro un registro padre. Las secciones, por su parte, son conjuntos de campos que se pueden tratar como unidad respecto a ciertas operaciones. Por ejemplo, pueden contraerse o expandirse y admiten especificaciones de seguridad y de confidencialidad independientes.

Recuperación de información
En la versión 4, Notes mantiene, hasta donde hemos podido comprobar, el mismo excelente sistema de recuperación de información que inauguró en la versión 3 y que está basado en Topic (Verity), uno de los mejores motores de recuperación del mundo, ampliado en esta ocasión con algunas mejoras: por ejemplo, con una ventana de diálogo que ayuda a construir ecuaciones de interrogación (con uso de operadores booleanos implícitos), mediante cuadros de selección y “clics” de ratón.

Otra novedad en este apartado es la posibilidad de usar variaciones de términos, basados en raíces de términos y no en simples truncamientos. Notes puede reconocer como ocurrencias del mismo término diversas flexiones gramaticales de una misma raíz. Para poner un ejemplo propio de la lengua castellana, para Notes las palabras:

libro
libros
librero
librería

serían tres ocurrencias de la misma raíz o lexema libro, pero, a diferencia de los métodos de truncamiento, no recuperará libre, ya que esta última palabra no es una flexión de libro.

Ahora bien, para que tal función se ejecute correctamente, es necesario que Notes pueda cargar información léxica correspondiente al idioma de trabajo. En la versión que hemos examinado, únicamente pudimos probar el correspondiente a la versión inglesa, aunque el programa mostraba la posibilidad de cargar información gramatical de otras lenguas.

Otras mejora es la posibilidad de trabajar con diccionarios de sinónimos que, al igual que las flexiones, son diferentes para cada idioma. Al solicitar <automóvil>, Notes busca también <coche>, <turismo>, <motocicleta>, etc. Ambas opciones, las flexiones (que Notes llama variations) y los sinónimos (que llama thesaurus) se pueden utilizar al mismo tiempo, así como dejarse activadas o desactivadas por defecto.

A la ordenación por grado de relevancia del conjunto de documentos recuperados, añade Notes ahora algunas posibilidades más de ordenación, basadas en parámetros objetivos de los documentos, tales como la fecha de creación, por ejemplo. Sin embargo cabe señalar que Notes no considera la ordenación por relevancia como un sistema sustitutivo de la recuperación por operadores booleanos, sino meramente como una forma más inteligente de entregar los documentos al usuario que el simple (des)orden aleatorio.

Por este motivo, las ecuaciones de búsqueda (search formules) que se pueden construir con el programa incluyen la posibilidad de utilizar los tres operadores booleanos (últimamente, algunos programas tienden a olvidar el NOT, lo que no es el caso) y de proximidad, así como la de ponderar (termweight) la importancia subjetiva de los términos de búsqueda para cada usuario: es posible indicarle a Notes cuál es la importancia relativa de cada uno de los términos de una fórmula de búsqueda.

Ejemplo.

Un usuario puede estar interesado en localizar documentos sobre las autopistas de la información y el derecho de autor, de manera que puede indicar que ambos conceptos tienen el mismo peso de recuperación (opción por defecto), o por el contrario puede valorar su importancia asignando al primer concepto, por ejemplo, una ponderación del 70%, y otra del 30% al segundo. Naturalmente, estas opciones sólo tienen sentido en bases de datos de gran volumen, como las de prensa de texto completo, donde indicar ponderaciones puede evitar mucho ruido.

Ahora bien, esta variedad de funciones de su lenguaje de interrogación no resulta intimidante gracias a que el programa hace un uso más bien pudoroso de las mismas, no exhibiendo su riqueza de posibilidades, sino mostrando una inofensiva barra de búsqueda donde el usuario puede limitarse a introducir las palabras o frases de búsqueda (al estilo de los buscadores web de Internet) que expresen su necesidad de información, sin más complicaciones.

En caso necesario el usuario también puede utilizar el “constructor de búsquedas” (search builder), una ventana de diálogo que permite emplear hasta ocho términos de búsqueda combinados implícitamente mediante ORs o ANDs booleanos.

Cualquier búsqueda más sofisticada, por ejemplo con utilización de operadores de proximidad, ponderación, paréntesis, etc., requiere el uso de mandatos directos y el conocimiento de la sintaxis del lenguaje, por lo menos en la versión que hemos examinado.

Aplicaciones
Notes utiliza el concepto de “aplicación” para referirse a sus bases de datos. Así, una aplicación Notes puede consistir, en su dimensión mínima, en una base de datos con un único modelo de registro (Form) y con una única vista (Views). Con estos elementos puede diseñarse una aplicación Notes en cuestión de minutos, particularmente si se utiliza uno de los modelos de registro predefinidos.

Sin embargo, el planteamiento modular de Notes y su sofisticado concepto de documento permiten que una aplicación pueda ser extremadamente compleja (en el buen sentido de la palabra) y que contenga diversos modelos de registro, vistas, carpetas (folders), acciones predefinidas, navegadores, agentes, usuarios con diferentes privilegios, especificaciones de seguridad, opciones de replicación, etc.

En este sentido, el módulo de diseño de modelos de registros proporciona amplias posibilidades para incorporar diccionarios de datos, de modo que es posible garantizar el correcto funcionamiento de cada campo, así como la confidencialidad y seguridad de la información, que puede establecerse a nivel de campo.

Las vistas, por su parte, consisten en modos de organizar la información contenida en la base de datos, y es el módulo por defecto que se presenta al usuario al activar una aplicación o abrir una base de datos.

Cada aplicación puede contener diversas vistas, y cada vista puede presentar un aspecto distinto de la base de datos. Es uno de los recursos más potentes de Notes, ya que puede categorizar u organizar la información de acuerdo con el tema de los documentos, así como permite su navegación por diversos criterios, abriendo o cerrando secciones, etc.

Una vista puede listar todo el contenido de una base de datos, o sólo aquellos registros que satisfagan una condición de búsqueda expresada en una fórmula que forma parte del diseño de la vista.

Agentes, Internet e intranets
Una de las novedades más llamativas de esta versión es la adopción del concepto de agente de software, denominación de moda que se utiliza abusivamente para casi cualquier cosa.

En su versión más ambiciosa, o versión fuerte, un agente sería un programa de inteligencia artificial capaz de desenvolverse autónomamente en las redes de ordenadores para buscar información de un modo muy selectivo.

En su versión débil, la única que existe actualmente, un agente es un programa que se ejecuta en segundo plano para realizar alguna acción cuando se cumplen algunas condiciones predefinidas. Por ejemplo, un agente podría estar ejecutándose en segundo plano en un ordenador para reagrupar los ficheros del disco duro cuando la fragmentación supere, por ejemplo, el 20%.

En Notes se denominan de este modo pequeñas aplicaciones (parecidas a macros) que el usuario puede definir mediante una ventana de diálogo que permite combinar mandatos y acciones predefinidos a modo de primitivas.

Estos agentes se pueden ejecutar automáticamente cuando se dan ciertas condiciones, o bien mediante elecciones expresas de menú. Tales aplicaciones pueden lanzarse contra todos los documentos de una base de datos, o bien contra aquellos documentos que satisfagan una determinada condición.

El ejemplo más típico sería el de un agente que, en un período de tiempo determinado, busca en los últimos documentos que han entrado en una base de datos para seleccionar los que respondan a un determinado perfil semántico y los muestra en un orden también determinado, haciendo así una labor de alerta sobre los temas de interés para el usuario.

Además de la anterior, la otra gran novedad de esta versión 4 es la suave y lograda integración del mundo Internet en Notes, que se obtiene mediante la incorporación del formato html, de manera que puede almacenar documentos web en sus bases de datos, y en un conjunto de utilidades y de bases de datos denominados InterNotes.