Por Lluís Codina
Lluís Codina es profesor de Documentación en la Universitat Pompeu Fabra, Barcelona
Foto: Tomàs Baiget
La gestión documental en serio, es decir, con herramientas documentales para crear bases de datos y de recuperación de información basadas en fichero invertido y descriptores, con tratamiento probabilístico de la información, etc., ha llegado, por fin, a la ofimática, y lo ha hecho con uno de los programas, en mi opinión, más brillantes y más innovadores que han aparecido en los últimos años. Se trata de Lotus Notes (distribuido en España por Lotus Development Ibérica), un sistema de recuperación de información documental de “pura raza”, aunque se vende “camuflado” bajo la confusa etiqueta del groupware.
A juzgar por sus posibilidades, el impacto de Notes en la ofimática de los noventa puede ser tan importante como en su día lo fue la introducción de la hoja de cálculo o de los procesadores de textos. Para decirlo sin rodeos: si usted está metido en el diseño de un sistema de información documental para su empresa, no tome ninguna decisión sin considerar Notes. Si al final resulta que no es el programa que buscaba, pues nada; jugar un rato con él habrá sido bastante entretenido y, sin duda, no habrá perdido el tiempo puesto que seguro que alguna cosa nueva y valiosa aprende. Pero si le sirve, entonces puede usted apuntarse uno de los mejores éxitos de su carrera introduciendo un programa así en su organización.
Otra advertencia: los diseñadores de Lotus Notes parecen haber llegado a concebir el producto tal como es ahora un poco por casualidad, es decir, siguiendo la vía del groupware y la conectividad, y no la vía documental directa. Aunque la documentación comercial lo define como una base de datos documental distribuida, no se extrañe si la amable y muy eficiente gente de Lotus en España no le explica el producto desde el punto de vista documental. Probablemente, si les pide una demostración comenzarán por explicarle todas las cosas buenas que hace Notes, que son muchas, relacionadas con su correo electrónico, con la forma de crear vistas (versiones de una misma base de datos para distintos usuarios), con los enlaces con otras aplicaciones, etc., y quizás solo al final dediquen unos minutos a hablar de cómo crear bases de datos documentales y recuperar información.
Recuperar información
Pero no se desanime por ello, porque Notes posee uno de los motores de recuperación de información textual más potentes existentes, hoy por hoy, en nuestro mercado, y sí, soporta operadores de proximidad, operadores de comparación y casi todos los operadores que usted pueda imaginar que pueden necesitar sus usuarios. Por si fuera poco, Notes proporciona además un completo sistema para definir registros y diccionarios de datos. Con tal sistema pueden diseñarse bases de datos con campos que soporten toda clase de validaciones, incluida la posibilidad de utilizar campos que sólo admitan descriptores autorizados.
Por otro lado, dispone de un correo electrónico propio o puede integrar cualquier otro correo electrónico estándar que utilice la organización. Ofrece un modo agradablemente cómodo para modificar, adaptar y parametrizar las bases de datos, así como para definir procesos que tengan como núcleo a una base de datos documental. Finalmente, es posible construir bases de datos en Notes sin dejar de utilizar para ello los programas ofimáticos preferidas por los usuarios, puesto que puede importar directamente ficheros de las aplicaciones más populares.
Ante tales capacidades, el único problema principal con el motor de recuperación de Notes es que queda infravalorado por el propio programa, porque el manual descuida el tema por completo, y si el usuario quiere explotar a fondo el motor de recuperación, tiene que utilizar la ayuda online del programa (que es excelente, por otro lado), único lugar donde se explican con detalle las posibilidades y el lenguaje de interrogación.
Como se ha dicho, tal lenguaje admite el uso de operadores booleanos, paréntesis para indicar el orden de los cálculos, operadores de proximidad, hacer búsquedas por rangos de valores y búsquedas limitadas a campos concretos, así como un impagable operador accrue, que se puede utilizar en lugar de or, ya que tiene su misma tabla de verdad, y que asigna mayor relevancia a los documentos que poseen varios de los términos de búsqueda en lugar de uno solo de ellos.
Integración
De hecho, en Notes coexisten tres aplicaciones: en el núcleo, hay una base de datos documental que, salvo error por mi parte, es la única del mercado capaz de presentar los documentos recuperados por orden de relevancia (ranking) y de asignar pesos (termweighting) a las palabras que forman la ecuación de búsqueda.
Si la recuperación de información es muy buena, aunque esté descuidada su explicación, los otros dos grupos de funciones, no siéndolo menos, están tan bien explicados que el manual de Notes ofrece toda una teoría sobre el tema y constituye un pequeño tratado. Por ejemplo, propone una taxonomía de todas las operaciones que pueden realizarse con documentos y con flujos de información, inventa una terminología adecuada para ello, así como un pequeño aparato conceptual, y orientaciones para desarrollar aplicaciones de esa clase.
Los elementos fundamentales para dichas funciones descansan en aspectos como el diseño de vistas inteligentes y en el diseñode procesos con documentos, que incluyen las figuras del “solicitante” y del “autorizador de procesos”, la integración del correo electrónico con las vistas y las aplicaciones, y la tecnología Notes de replicación de informaciones entre servidores remotos.
En cuanto a la seguridad, proporciona medios para administrar usuarios y privilegios, no sólo a nivel de aplicación, sino a nivel de base de datos, de registro y de campo. El administrador de Notes o de una aplicación este programa, dispone pues de todas las herramientas necesarias para que sólo acceda a la información quien tenga privilegios para ello, y para que las operaciones de replicación de bases de datos se realicen de forma segura y coherente.
A pesar de todo, Notes también presenta, como todo programa, algunas limitaciones. Concretamente, aunque utiliza un fichero invertido para acceder a la información, no da medios para visualizarlo ni para obtener estadísticas de él. Ello tal vez represente un problema en entornos de centro de documentación científica y técnica, por los motivos indicados, donde los documentalistas necesitan controlar estrechamente el comportamiento estadístico de los descriptores utilizados.
Por otro lado, para la gestión electrónica de documentos, es decir, para gestionar documentos mediante la digitalización de su imagen mediante escáner, la versión estándar no incluye ninguna herramienta, aunque Lotus informa de la existencia de un programa complementario y específico para tales fines, que en ocasión de este artículo no ha podido aún ser probado, por lo que nada podemos decir sobre él, salvo que, si está a la altura del resto del programa que conocemos, valdrá la pena experimentarlo.
En cambio, sus funciones de diseño de vistas, los enlaces hipertextuales y la incrustación de comandos y funciones en botones (lugares en los que hacer click con el ratón) ofrecen medios de navegación por la información que no suelen incorporar otras bases de datos documentales.
Por si fuera poco, Notes alivia también el síndrome de la “envidia relacional”, un síndrome del que hemos estado afectados todos los que hemos visto las maravillas que es posible hacer con los softwares de programación que suelen acompañar hasta a las más modestas bases de datos relacionales y de las que suelen carecer los más sofisticados programas documentales. Ofrece un conjunto de primitivas, en forma de funciones y comandos, con los que es posible construir pequeñas aplicaciones y procesos.
Alternativas
¿Existen otros programas parecidos a Notes? La respuesta es que no, por lo menos no en el sentido en que una determinada hoja de cálculo, por ejemplo, Excel, puede ser una alternativa a otra hoja de cálculo muy parecida en cuanto a rendimiento y funciones, por ejemplo, Quattro Pro.
Ahora bien, como es sabido, existen otras clases de programas que persiguen objetivos parecidos, aunque, o bien piensan en entornos ofimáticos o bien piensan en entornos de bibliotecas y de centros de documentación. Los primeros no aportan entonces tantas posibilidades de recuperación de información, de definición de campos ni de diccionarios de datos. Los segundos no aportan seguimiento de expedientes, ni funciones programables y no aceptan el formato nativo de algunos documentos creados con aplicaciones ofimáticas habituales, como hojas de cálculo o programas de dibujo.
A partir de ahora, seguramente los programas documentales puros procurarán ser un poco más ofimáticos, y los programas ofimáticos puros tal vez procurarán ser más sutiles en sus opciones de recuperación de información. Hay que dejar claro, en todo caso, que la especialización continúa siendo necesaria, y recordemos que existen programas documentales que pueden integrarse sin ningún problema en la gestión documental de las empresas, particularmente aquellos que han adoptado la estrategia de gestionar documentos mediante su digitalización.
Citaremos, en tal sentido, a Clarity (Micronet), por su equilibrada combinación de prestaciones, por el número de sus instalaciones y, ¿por qué no?, porque está realizado por una de las empresas españolas con la mejor tecnología y know-how documental propio.
Existen, por supuesto, más productos en el mercado que se pueden ubicar también en el sector de la gestión electrónica de documentos aplicable a las empresas, de los que destacaremos, también por la calidad de sus prestaciones y/o por el número de sus instalaciones en España a Invesdoc (Investrónica), Taurus y TcDoc (Chemdata), Siam (Infodoc) y FlashMedia (Centrisa).
Empresas y productos citados
– Lotus Notes. Lotus Development Ibérica.
Tel.: 900-33 31 23. Madrid: Tel.: +34-1-326 56 40.
Barcelona: Tel: +34-3-419 01 04; fax: +34-3-419 04 60
–Clarity. Micronet.
Madrid: Tel.: +34-1-358 96 25; fax: 358 95 44.
Barcelona: Tel: +34-3-414 75 13; fax: +34-3-414 71 20
–Invesdoc. Investrónica.
Madrid: Tel.: +34-1-467 16 19 / 35 15.
Barcelona: Tel: +34-3-478 78 18
–Taurus y TcDoc. Chemdata.
Tel: +34-1-435 22 02; fax: +34-1-431 45 56
–Siam. Infodoc.
Tel: +34-1-577 73 83; fax: +34-1-577 74 06
-FlashMedia. Centrisa.
Tel: +34-3-207 55 11; fax: 459 00 14.
Lluís Codina. UPF. Tel.: +34-3-542 22 65; fax: 542 23 72
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Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 27, septiembre de 1994, pp. 19-20.
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