Por Lluís Codina
Texto para Windows es un sistema de gestión de bases de datos documentales de alto nivel profesional, que destaca por su diccionario de datos, por su elegante sistema de indexación y por los métodos de diseño de bases de datos que pone en manos de los documentalistas.
Como el diccionario de datos es una de los instrumentos de diseño más importantes para el administrador o para el diseñador de una base de datos documental, vale la pena detenernos un poco en él para entender así mejor la posición de Texto en el mercado.
El diccionario de datos consiste en la especificación detallada de las características de cada campo del registro de una base de datos. Así, por ejemplo, el diccionario de datos de un supuesto campo Fecha, por ejemplo, puede indicar que los valores de ese campo siempre se tengan que introducir siguiendo el formato DD/MM/AAAA, o que el campo Tema se indice mediante descriptores controlados y no por palabras libres, o que el campo Clasificación sólo admita valores de una lista predefinida, etc.
Diseñar sistemas de información
El diccionario de datos es, pues, un utensilio conceptual que ayuda al diseñador de una base de datos a garantizar la calidad y la coherencia de la información, de tal manera que su existencia puede marcar la diferencia entre una base de datos bien diseñada y una mal diseñada.
Como tal herramienta conceptual, puede implementarse y utilizarse de una forma independiente del programa que se utilizará para gestionar las bases de datos. Ahora bien, si el programa que utilizamos nos permite incorporar los requisitos del diccionario de datos en el diseño del registro, será mucho más fácil que los operadores que se ocupan de la carga de datos respeten esas especificaciones, entre otras cosas porque el propio programa les impedirá cometer errores, o les advertirá de ellos, según los casos.
Claramente, si el programa no impide, por ejemplo, entrar las fechas en distintos formatos, o términos de indexación no autorizados, las consecuencias serán pérdida de información, dificultades para realizar búsquedas, imposibilidad de realizar ordenaciones, etc.
Texto para Windows en su versión 5.2 es, en este sentido, un programa ejemplar. Cualquier base de datos creada mediante este programa presentará un plus de calidad y consistencia, por poco que el diseñador haya sabido aprovechar las opciones que ofrece en ese terreno. Naturalmente, ninguna herramienta de diseño está hecha a prueba de tontos o a prueba de improvisaciones. La inteligencia en el diseño tendrá que ponerla el documentalista, pero si se hace bien, Texto proporcionará los medios necesarios para aprovecharlo a fondo.
Stand de Chemdata en la feria Documat de Fesabid. De pie mirando a la cámara distinguimos al director general Emilio Temprano Latorre. Foto: © Tomàs Baiget
Por ejemplo, permite elegir que los campos sean indizados como descriptores pluritérminos o por frase (“artículos” en la jerga de Texto) o como palabras clave sueltas o unitérminos. En el primer caso el programa considera que toda cadena de caracteres entre separador de descriptores es una sola entrada en el índice invertido, mientras que en el segundo, cada palabra situada entre blancos o entre signos de puntuación será una entrada independiente.
Por ejemplo, supongamos el descriptor juegos olímpicos. Indizado como “palabras clave”, se generarán dos entradas independientes en el índice: Juegos y Olímpicos. En cambio, indizado como “descriptor” se generará una sola entrada: Juegos olímpicos.
La mayor parte de los programas de gestión documental permiten sólo la primera opción, pero el que comentamos permite elegir entre la primera y la segunda forma, que se pueden combinar en distintos campos del mismo registro.
Otras opciones del módulo de creación de bases de datos permiten especificar si el campo admitirá uno o múltiples valores, cualquier clase de valor o sólo los que coincidan con una lista predefinida, si ésta será abierta (admitirá adiciones a la lista de valores) o cerrada, etc. Además, pueden especificarse campos lógicos, de fechas, etc., cada uno con sus características seleccionables por el usuario, etc.
Con todo, lo que resulta más agradablemente sorprendente de este módulo de Texto es la sencillez con la que pueden implementarse todas esas opciones, mediante sistemas de menús desplegables y selecciones con el ratón.
Creación de índices
La calidad de esta forma de diseño queda complementada con la que se pone en la mano del administrador para la creación de los índices que servirán de acceso a la información. Éstos se realizan a posteriori, y pueden ser separados por cada campo o multicampo, así como se puede asociar a cada índice distintas listas de palabras vacías, o distintas tablas de equivalencias entre términos (para igualar, si se desea, los caracteres acentuados y los no acentuados, mayúsculas y minúsculas, etc.).
Además de los clásicos índices invertidos, el programa permite realizar clasificaciones y navegar por los índices, obtener estadísticas de ocurrencias para cada palabra o descriptor, imprimirlos, etc.
Estos índices se pueden utilizar para la entrada de datos, de manera que, si el valor que se va a introducir figura ya en el índice, es suficiente con señalarlo para que pase al nuevo campo. También se visualizan los índices en las opciones de recuperación de información, etc.
El programa presenta otras opciones notables, como su sistema de diseño de formularios, uno de los más completos y versátiles que hemos visto en esta clase de programas, o como sus facilidades para efectuar modificaciones globales en toda la base de datos, para realizar ordenaciones, etc. Por supuesto, su lenguaje de interrogación cuenta con todas las opciones estándar en programas documentales: uso de operadores booleanos, de proximidad, de comparación y de rangos, histórico de búsquedas, grabación de perfiles de búsquedas, etc.
Thesaurus e integración de la imagen
Finalmente, merece la pena destacar, entre otras características, dos muy importantes, como opciones independientes:
- Sistema de creación y utilización de thesaurus que puede activarse en la consulta.
- Módulo de gestión electrónica de documentos (GED), lo cual le proporciona funciones de control de escáners para digitalización de documentos, así como de incorporación de imágenes a la base de datos y de asociación de las imágenes a los registros textuales, etc.
Así pues, si se contempla globalmente:
- el módulo de diccionario de datos,
- la posibilidad de integrar el uso de thesaurus y
- la gestión de documentos por la imagen, Texto para Windows se perfila, entonces, como una de las opciones más completas e interesantes que ofrece nuestro mercado, hoy por hoy, para automatizar centros de documentación, por lo menos en entornos de microordenadores.
Javier Unciti Juan, jefe de Documentación y Formación, y Alberto Heras, director Comercial. Chemdata Ibérica, Grupo Eurodoc. Foto: © Tomàs Baiget
Los aspectos negativos que todo programa tiene se ciñen, en su caso, sobre todo a aspectos de su interfase de usuario que, pese a ser en general muy cuidada y elegante, adolece de un comportamiento atípico en lo que respecta a las ventanas y a las fuentes tipográficas, cosa que los usuarios experimentados de ese entorno operativo enseguida notarán como una carencia.
Naturalmente, lo anterior, no resta capacidad funcional al programa y, por lo tanto, la moraleja en relación a Texto es la siguiente:
Si usted necesita crear bases de datos donde la indización mediante descriptores y lenguajes documentales sea importante, o si necesita controlar muy bien la carga de datos y la consistencia de la información, entonces considere este programa antes de tomar ninguna decisión. Si además tiene motivos para creer que la gestión de los documentos por la imagen o la utilización de thesaurus puede ser necesaria, ahora o más adelante, entonces tiene razones adicionales para fijarse en él.
La distribuidora de Texto en España, Chemdata, es una empresa dedicada a la ingeniería documental, lo cual significa que los usuarios cuentan como interlocutores, no con un simple distribuidor de programas que sólo conoce los aspectos informáticos del mismo, como por desgracia sucede muchas veces en nuestro sector, sino con una empresa con sólido conocimiento también de la problemática documental.
Emilio Temprano Latorre, director general técnico. Texto, Texto-GED, Chemdata, Grupo Eurodoc.
Alcalá 101, 2ª pl. 28009 Madrid.
Tels: +34-1‑435 22 02 / 63; fax: 431 45 56
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Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 30, diciembre de 1994-enero de 1995, pp. 16 y 18.
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