Por Domènec Turuguet-Mayol
Cuando se tiene un documento que hay que archivar para luego poder recuperarlo de una manera fácil y adecuada a su contenido informativo, resulta imprescindible obtener sus características fundamentales y expresarlas mediante un lenguaje normalizado.
La operación intelectual mediante la cual se extrae de un documento la esencia de su contenido informativo se llama análisis documental.
¿Indización o catalogación?
Los documentos presentan dos tipos de características: unas formales que hacen referencia a la autoría, formato, inclusión o no de tablas e ilustraciones, etc., y otras temáticas.
Las primeras se obtienen con un examen más superficial, y el análisis se denomina catalogación. Para las segundas hay que hacer un examen más a fondo, y la operación se llama entonces indización (no indexación).
Sin embargo la distinción entre catalogación e indización es imprecisa, por lo que las dos palabras pueden utilizarse como casi sinónimas, y es posible referirse a todo el análisis documental como indización. Indización sería quizá una palabra más amplia, que englobaría catalogación.
También, de manera tradicional, se dice frecuentemente que los libros se catalogan y los artículos de revista se indizan. Esto es una distinción ficticia ya que existen libros que merecen un análisis en profundidad, mientras que hay artículos que aportan bien poco al aumento de conocimiento sobre una determinada materia.
Entre los libros que normalmente hay que indizar están, por ejemplo, las actas de congresos y simposia; en cambio seguramente no hará falta indizar los artículos recopilativos y los divulgativos. La guía que ha de seguir el analista o indizador depende de las necesidades del usuario de la biblioteca o del servicio de documentación donde se encuentre.
Necesidad de lenguajes documentales
El análisis documental expresa las características o conceptos temáticos mediante términos de indización (palabras, frases, números, símbolos, etc.), los cuales constituyen un lenguaje documental.
La dificultad principal que se presenta durante el análisis documental es la de expresar de forma adecuada los conceptos obtenidos mediante términos de indización, ya que si los conceptos pueden matizar de manera muy fina la información, el conseguir la representación de éstos con un número definido de términos de indización es siempre un inconveniente que en la mayoría de casos produce pérdidas de información.
Además se producen diferencias según las personas. Un mismo documento tendría que generar unos mismos términos de indización, pero la subjetividad de los indizadores hace que sean distintos.
Parecería que la utilización del lenguaje natural fuese la mejor solución, pero la práctica muestra que es siempre ambiguo y que la ganancia en matización representa una pérdida en precisión.
Como consecuencia el uso de lenguajes documentales más o menos sofisticados ha sido y continuará siendo una herramienta imprescindible para el análisis documental.
Es indudable que el uso cada vez más extendido de los tratamientos informáticos ha aportado una mejora sustancial al trabajo del indizador, principalmente en las tareas repetitivas, aunque no es menos cierto que a veces complican de forma innecesaria el proceso de indización.
Alternativas
En la actualidad se están desarrollando los sistemas en hipertexto, en el que los términos de indización en el propio documento se encadenan a otros términos de otros documentos. Este modelo ha hecho renacer las ideas del profesor hindú Shiyali Ramamrita Ranganathan respecto a los distintos puntos de vista personalidad, materia, energía, espacio y tiempo, motor de las clasificaciones facetadas, iniciadas en 1930 por el propio Ranganathan en su clasificación de los dos puntos (colon en inglés), y continuadas entre otros por el inglés B. C. Vickery en los 60s. La idea de los puntos de vista también se recoge en los números auxiliares de la clasificación decimal universal (CDU), pero según parece, son poco o nada aplicados por los catalogadores que usan todavía esta clasificación jerárquica, cada vez menos utilizada para colecciones de documentos especializados.
Domènec Turuguet, documentalista-consultor, Barcelona.
Tel.: +34-93-203 32 52
Foto: Tomàs Baiget
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Esta información se publicó en la newsletter Information World en Español (IWE), n. 9, noviembre de 1992, p. 7.