Por Michel Bauwens
Estudio comparativo sobre 4 principales suministradores de fotocopias de documentos:
- British Library Document Supply Centre (Bldsc),
- Institut de l’Information Scientifique et Technique (Inist),
- UnCover, de Blackwell, y
- FirstSearch de Oclc.
Se solicitaron 5 artículos de revistas similares por fax u online el mismo día a los 4 centros, solicitando la entrega también por fax o bien por correo urgente (express).
Resultados
Bldsc e Inist mostraron el problema típico de las grandes instituciones: ninguno de los dos envió los documentos antes de 1 semana, y fue difícil tanto seguir la pista de las causas del retraso como conseguir que reaccionaran con rapidez ante incidencias que se salgan de lo que esté exactamente establecido.
Cuando les comenté el problema, Bldsc se excusó diciendo que había recibido la petición por el fax normal y no por el especial para pedidos urgentes.
-“Pienso que una empresa que estuviera realmente orientada a servir a los usuarios me hubiera advertido inmediatamente del error y hubiera tratado el pedido por la vía rápida según yo solicitaba. En cambio, lo tramitaron por la vía normal”.
De todas maneras, probé repitiendo el pedido por el fax apropiado, y la cosa tampoco mejoró mucho: el documento llegó a los 3 días.
Bldsc
El British Library Document Supply Centre es el mayor centro del mundo en su clase. Recibe unos 3,5 millones de peticiones de artículos al año de unos 14.000 clientes. En febrero pasado suministró el documento nº 70 millones.
Es el más completo de todos: 236.000 títulos de revistas (de los cuales 49.000 son actuales), 3 M de libros, que pueden solicitarse en préstamo, y más de 4 M de otros documentos como tesis, informes NTIS, ERIC, actas de conferencias, etc. En total 156 Km de estanterías llenas de materiales, flanqueadas por más de 100 fotocopiadoras…
En marzo pasado anunció la posibilidad de servir fotocopias en color.
Los pedidos pueden hacerse por correo, fax, a través de los hosts online y por el servicio propio ArtTel, cada vez más usado. Para junio próximo está previsto que el Bldsc acepte peticiones por correo electrónico.
Los precios varían según si el destinatario reside en el Reino Unido, en el continente europeo o en el resto del mundo. A los españoles, un talonario de 20 cupones (válidos para 20 artículos de hasta 10 páginas recibidos por correo, o 4 recibidos por fax, o para 5 libros en préstamo) nos cuesta 23.000 PTA.
Bldsc. Tel.: +44-937-54 60 60; fax: 54 63 33
The British Council, Madrid. Ana-María Calvo Yrazusta. Tel.: +34-1-337 35 00; fax: 308 63 75
The British Council, Barcelona. Gemma Bierge Lloret. Tel.: +34-3-209 60 90; fax: 202 31 68 / 202 36 95
Inist
Pedí los artículos por fax al Inist pero no sé por qué razón el pedido se perdió, a pesar de que en mi terminal fax quedó constancia de haberse enviado y recibido correctamente.
Cuando expliqué el problema al personal del Inist, éste se mostró muy amable y eficaz. En cambio, el del Bldsc, si bien no fue desagradable, transfirió mi llamada a 6 personas distintas hasta dar con la que finalmente se hizo cargo de mi caso.
Repetí la petición al Inist y entonces los artículos me llegaron en 24 horas.
El Inist me informó de que uno de los 5 artículos lo habían tenido que solicitar a una de las 100 bibliotecas que cooperan con el mismo, ya que la revista no estaba en sus fondos. Aun así también llegó en menos de 24 horas”.
Inist
Es el mayor fondo documental suministrador de documentos de Francia, con 600.000 artículos anuales, solicitados por 6.000 clientes. Su colección de revistas está especializada en ciencia, medicina y tecnología, con unos 27.000 títulos, de los cuales 19.000 son actuales. El 40% de las revistas están en inglés.
Hay varios tipos de entrega, siendo la más rápida por fax en 2 horas (funciona hasta las 5 de la tarde).
Otras son por mensajero, correo aéreo y correo normal.
Las peticiones pueden hacerse por correo, Minitel, hosts online, fax, telex y teléfono.
Los servicios se facturan por unidades de crédito (UC), y los clientes tienen que haber abierto un depósito mínimo de 20 UCs para poder solicitar documentos. Para los clientes europeos, 20 UC cuestan actualmente 396,29 FF (9.910 PTA). Un artículo de hasta 10 páginas cuesta 2 UCs (991 PTA) por correo aéreo y 9 UCs (4.460 PTA) por fax, con cada 10 páginas adicionales a 1 UC y 4 UCs respectivamente.
Inist. Tel.: +33-83 50 46 00; fax: 83 50 46 50
OCLC
OCLC dispone de nodos locales en Europa, compartidos con CompuServe, y es posible conectarse fácilmente. Desde Anvers-Antwerp donde vivo, usé el nodo de Bruselas. En el menú principal escogí determinada área temática y consulté ContentsFirst y ArticleFirst. Esta última base de datos es buscable sólo por título, autor y temas.
Una vez localizado el artículo, el sistema ofrece una serie de proveedores de préstamo interbibliotecario, e invita a escoger la entrega por correo normal, correo urgente o fax. Yo pedí la entrega por fax desde ISI (Institute for Scientific Information) en Filadelfia, y seguidamente tuve que entrar mi nº de cuenta en ISI (o el de una tarjeta de crédito).
Debido a la limitación de la colección de OCLC, sólo encontré la mitad de los artículos que buscaba. No estaban, por ejemplo, las revistas Internet Research, Columbia Journalism Review ni Critique.
Uno de los artículos solicitados a ISI llegó una semana más tarde, con una nota pidiendo disculpas por el retraso debido a problemas técnicos. OCLC dice que desde entonces esos problemas, causados por el software, han sido resueltos: el artículo se había solicitado a su vez a UMI y había tardado 3 días en vez de una noche”.
OCLC
ArticleFirst y ContentsFirst son dos bases de datos del distribuidor online y red de bibliotecas OCLC, que como UnCover, permiten tanto buscar y localizar artículos como encargar sus fotocopias, todo ello online. Esas bases de datos proveen acceso a los sumarios de casi 16.000 revistas.
ContentsFirst presenta los sumarios completos y ArticleFirst las referencias bibliográficas de cada artículo.
Las dos bases de datos se ofrecen bajo los servicios EPIC y FirstSearch, ambos de OCLC, y se actualizan diariamente.
La solicitud online de documentos se hace a OCLC, pero el suministro lo realizan terceros, entre ellos:
– Genuine Article de ISI (Institute for Scientific Information), con unas 6.000 revistas.
– UMI (University Microfilm International).
– Dynamic Information.
– Bldsc (British Library Document Supply Centre), añadido a la lista en febrero pasado.
– Y otros.
Con tantos suministradores, los precios y las calidades varían bastante. Por cada envío por fax UMI cobra 24,2 US$ (3.400 PTA) y por cada entrega en el día 29,75 US$ (4.200 PTA).
Dynamic Information cobra ambos servicios a 34,40 US$ (4.800 PTA).
Por su parte, ISI factura los envíos por fax a 18,75 US$ (2.650 PTA).
OCLC. Tel.: +44-214-56 46 56
DOC6. Tel.: +34-3-414 06 79; fax: 201 63 57
DOC6. Tel.: +34-1-553 52 07; fax: 534 61 12
UnCover
-“En ese momento sólo era accesible a través de Internet, y no desde nodos de redes comerciales europeas. Desde mi empresa tuve que llamar directamente a los EUA.
Funciona con menús, pero no parece tan intuitivo, fácil de usar y rápido como Oclc. Sin embargo, hallé todos los títulos que buscaba, excepto uno.
Uno de los problemas que tiene el software de UnCover lo observé cuando busqué un artículo titulado Information and Development. No fue posible decir al sistema que and no era un operador sino una palabra del título, cosa que normalmente es posible fijar en cualquier otro sistema de búsqueda (normalmente escribiendo “and”, entre comillas). La búsqueda daba más de 1.000 títulos de artículos, sin que se pudiera precisar mejor.”
UnCover
Comparado con Bldsc e Inist, UnCover es un recién llegado al suministro de documentos, y tiene una concepción distinta.
Comenzó a funcionar en 1991 y ahora es una empresa conjunta entre Carl Corporation (Denver, Colorado), de software de bibliotecas, y BH Blackwell (Oxford, Inglaterra) de gestión de adquisición de libros y suscripciones de revistas.
Carl, que partió de la comercialización de la cooperativa bibliotecaria Colorado Alliance of Research Libraries, dice ser la fuente de información online más grande de este tipo, y facilita el acceso a 14.500 revistas, con una ampliación de 3.000 artículos diarios. Según UnCover, los sumarios de las revistas aparecen online por su sistema al mismo tiempo en que llegan a las bibliotecas. Los artículos localizados en la base de datos se envían por fax antes de las 24 horas, y frecuentemente antes de 1 hora.
UnCover está accesible por Internet, aunque últimamente existe ya acceso desde las redes comerciales como Iberpac (NUA: 310601246130 ; username y password: uncover ).
El sistema de menús no requiere ningún entrenamiento, y la búsqueda en la base de datos es gratuita.
Los precios varían según se esté suscrito o no. En los EUA y Canadá un documento enviado por fax cuesta entre 11 y 13 US$ (1.540 y 1.800 PTA), pero para Europa se aplica un coste adicional por la transmisión por fax.
En abril UnCover puso en funcionamiento el servicio gratuito de perfiles SDI UnCover Reveal, en el que se envían automáticamente por correo electrónico los sumarios de las revistas deseadas por los clientes, en cuanto se actualiza la base de datos de UnCover. Sobre el mismo sumario, éstos señalan los artículos de los que quieren copia y reenvían el mensaje. Las copias se reciben por fax a las pocas horas (ver precio más abajo).
En este mismo año piensa poder suministrar, mediante ftp (file transfer protocol), documentos digitalizados. En este caso, a efectos prácticos, es necesario tener pleno acceso a Internet.
UnCover, B H Blackwell Ltd. (Reino Unido). Tels.: +44-865-79 27 92 / 26 13 62; fax: 79 14 38
UnCover Company (EUA), Brenda K. Bailey. Tel.: +1-303-758 30 30; fax: 758 59 46
bbailey@carl.org
Conclusiones
“Bldsc e Inist son servicios de tipo tradicional, a los que se puede encargar cualquier documento.
UnCover y ArticleFirst/ContentsFirst de Oclc son un nuevo tipo de servicios que ofrecen al mismo tiempo búsqueda online y suministro de documentos. Esto es una ventaja, pero los servicios disponibles aún tienen el inconveniente de tener un repertorio limitado de títulos.”
Bldsc puso en marcha en 1993 la base de datos Inside Information, disponible online y en cd-rom mensual, con los sumarios de más de 10.000 de las revistas de mayor demanda. Los registros entran en la bdd a los 3 días de recibirse la revista.
“De momento, pues, no existe una opción superior a las demás y hay que contar con una combinación de ellas.
Grandes instituciones como Bldsc e Inist pueden resultar a veces inflexibles o poco adaptables a errores o peticiones especiales de los usuarios, a pesar de sus obvios esfuerzos en este sentido.
No existen colecciones que puedan suministrar el 100% de las peticiones. La mayor de todas, Bldsc, publica en su informe anual un nivel de satisfacción de demandas del 93%; no obstante, en materias especializadas, como era el caso de mi empresa, dedicada a la alimentación, el nivel era sólo del 75%. Ello sugiere que aún se precisan servicios intermediarios que se dediquen a realizar el esfuerzo extra de obtener artículos difíciles de localizar, por supuesto, cobrando también un extra.
En la tabla siguiente se muestra una comparación de los 4 servicios según facilidad de uso, exhaustividad de la colección (cosa que, según probó la experiencia con Bldsc, no es suficiente garantía por sí sola, si luego resulta que no se suministra el artículo), rapidez de entrega, diversidad de opciones de entrega, diversidad de opciones de petición, calidad y finalmente precio.
Servicios de obtención de documentos de un vistazo
Puntuación de 0 (peor) a 5 (mejor) | Bldsc | UnCover | Inist | OCLC |
Facilidad de uso | 3 | 2 | 4 | 3 |
Exhaustividad de la colección | 5 | 3 | 4 | 3 |
Rapidez de entrega | 0 | 5 | 3 | 4 |
Diversidad de opciones de entrega | 4 | 2 | 4 | 5 |
Diversidad de opciones de petición | 3 | 2 | 4 | 2 |
Calidad de entrega | 5 | 3 | 3 | 3 |
Precio | 2 | 4 | 2 | 3 |
TOTAL | 23 | 26 | 28 | 28 |
El lector debe tener en cuenta que estos datos pueden ser subjetivos, ya que se basan en un número limitado de documentos solicitados por un solo usuario.
Según se ve en la tabla, no hay ningún ganador claro, y cada servicio tiene sus ventajas e inconvenientes:
Bldsc posee la mejor colección.
OCLC tiene la mejor interface de consulta, y su organización como “biblioteca virtual” ofrece muchas opciones al cliente.
Inist facilita una orientación al usuario muy positiva.
Sin embargo, mi favorito es UnCover porque suministra los documentos infaliblemente en 24 horas. Para la mayoría de empresas privadas ésta es una cualidad prioritaria”.
Sobre el autor:
Michel Bauwens trabajó en BP Nutrition como encargado de información hasta el pasado mes de marzo de 1994. Ahora ha montado su propia empresa, Cybrarian Inc., una consultora sobre la transición hacia los centros de documentación virtuales y sobre aplicaciones comerciales por la red Internet.
Cybrarian Inc. 4 Korte van Peltstraat, 2018 Antwerp (Bélgica).
Tel.: +32-3-238 33 63; Internet: michel.bauwens@dm.rs.ch
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Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 24, mayo de 1994, pp. 1-4.