Por Begoña Batres Campo
Begoña Batres Campo. DOC6. Comandante Zorita, 8. 28020 Madrid.
Tel.: +34-1-553 52 07; fax: 534 61 12
Foto: CC BY Tomàs Baiget
Sepes (Sociedad Estatal de Promoción y Equipamiento del Suelo), es un organismo dependiente del Ministerio de Fomento (antes de Obras Públicas, Transportes y Medio Ambiente).
Su actividad a nivel nacional se centra en los ámbitos industrial y residencial, y realiza actuaciones concertadas con diversas entidades.
Cuenta con una sede central en Madrid, donde trabaja la mayoría de su plantilla de 172 personas, y con delegaciones regionales.
Puede considerarse como una “oficina técnica de la Administración”, ya que su personal posee una alta cualificación profesional.
El Servicio de Documentación del Sepes se creó en 1992
“para salvaguardar la documentación original de la Sociedad, normalizarla, llevar un control y disponer de información sobre la adquisición de publicaciones susceptibles de utilizarse para el trabajo en la Sociedad“.
Paralelamente se creó una biblioteca general para uso interno de los empleados.
El Servicio fue recibiendo una documentación muy variada proveniente de las Unidades de Negocio (mapas, memorias, informes técnicos, vídeos) y externas (monografías, publicaciones periódicas –142 títulos–, etc.).
Al tener que ser gestionada toda esta información por una sola persona, se planteó la necesidad de adquirir un sistema informatizado que, entre otras posibilidades, pudiera dar servicio de consulta a todos los usuarios del sistema, incluso desde sus puestos de trabajo.
Tras un estudio pormenorizado de las ofertas del mercado, se eligió Data Trek, con los módulos de catalogación, préstamo, control de publicaciones periódicas, adquisiciones y búsqueda en versión multiusuario.
En una primera fase se centró el trabajo en las adquisiciones y en el control de las publicaciones periódicas. Este último ha resultado especialmente eficaz en el día a día, ya que realiza una gran cantidad de operaciones para prever de forma automática las peculiaridades que trae consigo la gestión de estos materiales. Sin embargo, a pesar de las ventajas se echa de menos una mayor integración entre los módulos, así como su adaptación a Windows.
Hacia la ordenación de los archivos
La conservación del gran volumen de documentación generada desde 1960 hasta la actualidad ha estado siempre confiada al propio organismo, sin personal cualificado con dedicación exclusiva a las tareas de archivo.
En el propio edificio existían 2 archivos generales, cuya documentación se encontraba, en general, sin referenciar y dispersa, y distintos archivos departamentales, éstos con una persona al frente pero dedicada fundamentalmente a otras tareas de gestión. La documentación de los archivos departamentales está más controlada, ya que se usa todavía para la gestión diaria.
Después de acondicionar una nave (de 410 m2, con 235 m lineales de estanterías), situada en Móstoles, como Archivo General, desde junio hasta diciembre de 1995 se hizo el traslado de la documentación del archivo histórico a la misma, procediéndose a realizar una primera ordenación de los fondos para su posterior colocación en las estanterías.
En estos últimos meses:
- Se ha seguido trasladando documentación a la nave desde los archivos departamentales.
- Han sido constantes los préstamos solicitados por el personal de todo este material.
- Se está planificando la continuación de la ordenación del Archivo, informatizándolo en su totalidad.
Mucho trabajo por delante
De cara al futuro se pretende que los archivos departamentales vuelquen en una base de datos adicional, dentro del módulo de catalogación, la información de sus fondos, previo pase al Archivo General, de forma que:
1) Se pueda localizar “en vivo” la documentación y conocer su disponibilidad.
2) Tener controlada y precatalogada la documentación antes de su transvase al Archivo General.
Con ello se quiere buscar una utilidad adicional a los módulos de Data Trek para algo para lo que seguramente no estaban pensados. Quizá aparezcan dificultades debido a la falta de flexibilidad del programa para un cometido tan particular.
Carmen Garbayo Ruiz. Servicio de Documentación. Sepes.
Pº de la Castellana, 91. 28046 Madrid.
Tel.: +34-1-556 50 15; fax: 556 69 89
El Sepes ha heredado su documentación de: · La Gerencia de Urbanización, creada en 1960 como organismo autónomo adscrito al Ministerio de la Vivienda, cuya labor era la gestión urbanística del Estado. |
Begoña Batres Campo. DOC6. Comandante Zorita, 8. 28020 Madrid.
Tel.: +34-1-553 52 07; fax: 534 61 12
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Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 46, julio-agosto de 1996, pp. 31-32.
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