Partiendo de la experiencia que Swets & Zeitlinger tiene como agencia de suscripciones, la compañía holandesa ha desarrollado un programa para el control de las publicaciones periódicas. Además de las funciones típicas de este tipo de software, Sails ofrece también posibilidades de comunicación con otras bases de datos existentes dentro y fuera de la biblioteca.
Sus funciones principales son:
- pedidos,
- anulaciones,
- generación automática anticipada de la periodicidad, de los volúmenes y de los números de una revista,
- control de recepción,
- generación automática o manual de reclamaciones,
- distribución de partidas presupuestarias,
- estado de cuentas,
- listas de circulación,
- control bibliográfico,
- servicio de consulta,
- producción de informes,
- acceso público en línea al catálogo.
Sails funciona en PCs o en red local. La mayoría de los parámetros, como la periodicidad de la revista, el tipo y cambio de moneda, los textos para las reclamaciones y otros, pueden ser definidos y modificados por el usuario.
Lo automático y lo manual
A cada ejemplar de un título concreto se le asigna un registro de suscripción aparte. Esta característica permite que cada uno de los ejemplares pueda tener asignada una partida presupuestaria diferente, que cada suscripción tenga su propio tiempo de duración y que sea posible enviar reclamaciones sobre ejemplares concretos.
Sails predice, según la información que se le ha suministrado previamente, las fechas de llegada de todos los títulos regulares de la base de datos para un año.
Cuando llega cada fascículo, se confirma la recepción simplemente pulsando una tecla. En caso contrario, el sistema puede generar hasta tres reclamaciones de modo automático. Además se ofrece una función manual de reclamaciones.
El paquete produce, a petición de los usuarios, informes impresos o en código ascii:
- información bibliográfica de la revista,
- información de los fascículos,
- suscripciones,
- reclamaciones,
- información contable,
- agencias, proveedores o editores,
- circulación y lectores,
- información “interna”; por ejemplo, cuáles son los títulos con una frecuencia de publicación concreta o con un país de publicación específico,
- Información estadística.
Swets Subscription Service, PO Box 830, 2160 SZ Lisse (Holanda)
Tel.: +31-2521-35 111; fax: 15 888
Desde España: Tel.: 900-99 31 28
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Esta información se publicó en la newsletter Information World en Español (IWE), n. 22, marzo de 1994, p. 17.
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Información añadida posteriormente
Historia de la empresa Swets & Zeitlinger
Por Tomàs Baiget
Oficinas de Swets & Zeitlinger en Lisse, Holanda.
Swets & Zeitlinger se inició como una librería en Amsterdam, fundada por Adriaan Swets y Heinrich Zeitlinger, en 1901. Al año siguiente, Adriaan compró la parte de Heinrich, pero no cambió el nombre de la librería. Con el tiempo S&Z amplió su actividad a la publicación de libros y revistas (de estas llegó a publicar 42 títulos), con una sección especial de tests psicotécnicos, y sobre todo a la intermediación entre los editores y las bibliotecas. Su trabajo fue muy eficaz, ahorrando un precioso tiempo tanto a unos como otras, y también muy rentable para S&Z cobrando comisiones a ambos.
La empresa se mantuvo familiar hasta mediados de los 90s, cuando amplió capital y entraron accionistas.
Empezaban tiempos difíciles para las agencias de suscripciones: las incipientes revistas electrónicas eran más fáciles de gestionar por parte de las bibliotecas. Además, se produjo la famosa “espiral de revistas”: gracias a la automatización y puesta en común de los catálogos se fusionaron las bibliotecas de las facultades en una única central universitaria, se crearon consorcios bibliotecarios, se compraban los artículos sueltos (criterio de “just in time”) en vez de estar suscritas a la revista (“just in case”: por si alguien pide la copia de un artículo), funcionaban muy bien los servicios de obtención de documentos gracias al fax y luego al email, y se cancelaban más y más suscripciones de revistas. La editoriales, que tenían los mismos gastos, reaccionaron subiendo los precios muy por encima del IPC, lo que provocó más cancelaciones… A esto hay que añadir las continuas crisis económicas…
Con esta situación tan desfavorable, se terminaron los tiempos boyantes de S&Z. Ya entrado el siglo XXI algunos miembros de la familia vendieron sus acciones, y debido a sucesivas ampliaciones de capital, la familia perdió el 51% del capital. En un momento dado, la junta de accionistas decidió reemplazar al director general Jos Swets (sobrino de Adriaan) por un personaje que venía, nada menos, que de la industria petrolera (!), un verdadero marciano en una industria tan especial como es la venta de servicios de información a las bibliotecas. Una de sus “brillantes” decisiones fue vender en 2003 el rentable paquete de 42 revistas a Taylor & Francis [una de ellas era precisamente Information World en Español (IWE) entonces rebautizada ya como El Profesional de la Información (EPI)].
En 2007 S&Z fue comprada por la empresa de inversiones holandesa Gilde, que empezó una loca carrera hacia adelante abriendo oficinas en Austria, Suiza, India, China y Nueva Zelanda, comprando editoriales… En 2010 puso en marcha un catálogo de libros electrónicos y opciones de adquisición, suministrando más de 1 millón de libros electrónicos en 2011 (según dijeron), pero ¿a qué costes de operación?
Finalmente en 2014 Swets & Zeitlinger fue declarada en bancarrota.
Jos Swets y su esposa Guadalupe R. Ramírez (en la foto), se trasladaron a vivir a Castell d’Aro, Girona.
Guadalupe R. Ramírez, jefa de marketing de S&Z para España, Portugal, Italia, Grecia y América del Sur, era muy conocida en España.
Foto: Tomàs Baiget