Pilar Martínez Olmo ha sido la encargada de la Unidad de Coordinación de Bibliotecas (C.BIC) del CSIC en Andalucía desde 1989.
Foto: Tomàs Baiget
En estos cinco años las bibliotecas han pasado de trabajar de forma independiente y manual a contar con una verdadera red formada por 17 centros (14 de ellos conectados) de seis provincias y un trabajo basado fundamentalmente en el catálogo automatizado. IWE ha creído interesante conocer su experiencia, por lo que le ha entrevistado en la sede del C.BIC, situada en el edificio del Centro de Informática Científica de Andalucía (CICA), dentro del campus universitario Reina Mercedes de Sevilla.
¿Cómo podrías resumir el impacto que ha tenido la informatización? ¿Cuáles son los cambios más importantes que se han producido?
– La sustitución de los sistemas tradicionales de trabajo en las bibliotecas por una forma nueva que aprovecha las ventajas de la informatización, ha tenido sus costes pero ha sido enormemente beneficiosa en muchos aspectos:
- integración real con todas las otras bibliotecas del CSIC y en su catálogo colectivo,
- supresión de muchas tareas manuales engorrosas,
- colaboración más estrecha entre los bibliotecarios,
- conocimiento mucho mayor de los fondos de cada instituto,
- acercamiento entre bibliotecarios que por razones geográficas estaban muy aislados, y
- mejor servicio a los lectores.
Creo que el balance positivo es muy claro.
¿Cuál es el estado actual de la Red en Andalucía?
– Por lo que se refiere al catálogo colectivo disponemos de 73.780 registros de monografías que corresponden a 92.670 ejemplares de 14 bibliotecas y 5.400 títulos de publicaciones periódicas. Pero más importante que el crecimiento de la base de datos es comprobar que la colaboración entre los institutos va funcionando cada vez mejor en lo que se refiere a préstamos o adquisiciones compartidas, aunque aún quedan muchos aspectos por mejorar. Lo que más ha contribuido a esa colaboración y a superar el aislamiento de las bibliotecas ha sido el correo electrónico. Cada biblioteca dispone de un buzón y eso ha permitido una correspondencia mucho más ágil y eficaz entre los bibliotecarios de distintos centros, y entre ellos y la C.BIC.
¿Cuál es la función de la C.BIC respecto a las bibliotecas?
– Se ha convertido en una unidad de apoyo. El trabajo que se realiza aquí podría resumirse en tres líneas de acción:
- Soporte informático. Instalación y mantenimiento del programa con el que trabajamos y de las comunicaciones.
- Unificación del catálogo colectivo. Corrección de ficheros de acceso, control de duplicados, etc.
- Punto de referencia para los bibliotecarios. Creo que es lo más importante de todo: que haya algo o alguien que pueda ayudar a mejorar el trabajo bibliotecario y los servicios a los usuarios, resolviendo dudas y proporcionando aquello que se pueda necesitar, dentro de las posibilidades.
¿Resulta interesante desde el punto de vista profesional?
– Para mí personalmente lo ha sido muchísimo, pero tengo que reconocer que he pasado por muchos altibajos. Durante los primeros años tuve que mejorar mis conocimientos de informática, que eran bastante escasos, pero una vez metida en el tema no me ha resultado tan difícil como parecía a primera vista. También hay trabajos muy mecánicos que si no se abordan desde un punto de vista bibliotecario pueden resultar tediosos. La primera vez que enseñé un listado de encabezamientos a personas no bibliotecarias me dijeron que eso lo podía hacer una secretaria, que al fin y al cabo sólo corregía acentos, mayúsculas y minúsculas, y algunos paréntesis. Desde luego visto por un profano no es más que eso, pero los bibliotecarios sabemos la importancia que tienen los encabezamientos correctos para que la información no se disperse, algo en lo que no nos ayudan mucho los sistemas automatizados, en los que cualquier diferencia, por mínima que sea, se convierte en una entrada distinta.
¿Qué momento destacarías como más importante en estos años?
– Uno de los más importantes fue la conversión retrospectiva llevada a cabo en 1991. Desde un punto de vista técnico es algo muy sencillo: la incorporación masiva de registros de varias bibliotecas de la Red hasta conseguir que todos sus fondos estuvieran en el catálogo. Pero lo importante no fue en sí el proceso, que también lo fue, sino que ello ha supuesto un cambio de actitud de los usuarios con respecto a las bibliotecas. En los primeros años era muy desalentador hacer el esfuerzo enorme que supone cambiar a un sistema automatizado y recibir siempre la misma respuesta: “sí, pero como no está todo…”.
Ahora contamos con 17 bibliotecas completamente convertidas y los usuarios encuentran lo que buscan de una forma rápida y eficaz, lo que ha provocado un uso mucho mayor del catálogo. Tanto es así que en algunas bibliotecas ha sido necesario controlar el tiempo de consulta cuando hay lectores esperando.
¡Pero esto es un gran paso adelante!
– Para los bibliotecarios sí, pero todos estos procesos van en cadena, y así el aumento en el tiempo de consulta se convierte también en un aumento de coste de las comunicaciones, de forma que para poder ofrecer una consulta sin límites tenemos que buscar continuamente el sistema de conexión que sea más barato.
¿Cuál ha sido el problema más difícil de superar?
– En mi opinión ha sido arrancar con el préstamo automatizado. En unos casos porque los investigadores eran muy reacios a ceder los libros que consideraban suyos, en otros porque la devolución se retrasaba indefinidamente y aumentaban los morosos, y, en otros casos, porque un servicio que casi siempre ha estado en manos de un personal de apoyo, ha tenido que pasar a ser gestionado por los técnicos de bibliotecas, aumentando sus tareas y reduciendo el tiempo para otras actividades.
Pero poco a poco se va resolviendo. Por un lado se han ofrecido márgenes muy amplios de préstamo, y se han simplificado los trámites, pero aún así no siempre hemos obtenido la respuesta esperada. Algo que sí ha resultado eficaz ha sido la exposición de listas de morosos y el envío de cartas personalizadas con los libros prestados. En estos casos el lector se siente directamente aludido y reacciona, con lo que conseguimos que los libros sean devueltos en los plazos establecidos.
¿Cuáles son los proyectos inmediatos?
– Una vez consolidada la Red, nuestros proyectos van encaminados a sacar un mayor rendimiento de las posibilidades que tenemos. Queremos aumentar las consultas online a otros catálogos y bases de datos y mejorar el uso del sistema con el que trabajamos para simplificar las tareas diarias, que son las que absorben más tiempo. También se está aumentando el control sobre los servicios ofrecidos por las bibliotecas, y se realizan estadísticas, cursillos, etc.
Algo mucho más concreto y que va a tener un resultado inmediato es una lista de encabezamientos de entidades de la Junta de Andalucía que hemos estado elaborando Pilar García Caro (en la foto) y yo. En ella hemos recogido todas las entidades administrativas dependientes de la Junta: Consejerías, Direcciones Generales, Comisiones, Patronatos, Institutos desde el Estatuto de Autonomía hasta 1994, y las hemos presentado con su forma normalizada y con su ficha de referencia completa, incluyendo fecha de creación y desaparición, entidades relacionadas, notas de historia, etc. Creemos que va a simplificar el trabajo de los bibliotecarios, ya que son muchas las publicaciones oficiales que llegan a las bibliotecas. A menudo es difícil realizar la tarea de normalizar las referencias.
Pilar Martínez Olmo. Unidad de Coordinación de Bibliotecas. CICA.
Avda. Reina Mercedes, s/n. 41012 Sevilla
Tel.: +34-5-462 38 11; fax: 462 45 06
pilarma@cica.es
Nota: Pocos días después de esta entrevista, Pilar Martínez Olmo pasó a trabajar en el Instituto de Filología del CSIC, Duque de Medinaceli 6, 28014 Madrid.
Tel.: +34-1-585 48 35; fax: 585 48 78
bib_filolog@bib.csic.es
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Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 27, septiembre de 1994, pp. 11-12.
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