Por Alice C. Keefer Riva
Alice C. Keefer se graduó en Business Administration en la Pennsylvania State University (Penn State) y cursó un Master in Librarianship en el Simmons College, en Boston, Massachusetts. Aprendió español en el colegio y su interés por el mismo se intensificó durante un programa de intercambio con Argentina cuando contaba 16 años. Trabajó en la biblioteca de la Organización de los Estados Americanos (OEA) en Washington. Más tarde fue invitada para trabajar 1 año como jefa de la biblioteca del Instituto de Estudios Norteamericanos de Barcelona, quedándose después a residir definitivamente en Barcelona. Es uno de los 6 fundadores de la empresa barcelonesa DOC6, donde trabaja como responsable de sistemas bibliotecarios.
Foto: Tomàs Baiget
El cambio de un sistema automatizado a otro es un fenómeno cada vez más frecuente en las bibliotecas. Un estudio realizado en 1992 por la Association of Research Libraries (ARL) sobre 83 bibliotecas académicas y de investigación de los EUA, mostró que el 49% de las bibliotecas había migrado después de una media de 9,4 años.
En los años noventa se está experimentando un período de consolidación del mercado de sistemas automatizados. Unas compañías absorben a otras, los beneficios de algunas aumentan pero las de otras disminuyen, y los sistemas menos rentables acaban por desaparecer.
Aunque la compra de un sistema supone una importante inversión y requiere un gran esfuerzo por parte del personal bibliotecario, la modernización de los sistemas es un proceso natural y continuo. Las necesidades de las bibliotecas han evolucionado, el desarrollo tecnológico ofrece mayores posibilidades, y los productores de software para bibliotecas deben responder al reto que supone el cambio si quieren sobrevivir.
Cambiar de programa: pros y contras
El proceso de cambio de software es, hasta cierto punto, similar al que se sigue para la selección de un primer sistema: análisis profundo de las necesidades, especificaciones técnicas, evaluación de los productos existentes, amplia formación tanto del personal como de los usuarios, etc.
En cierto modo, se trata de una transición más sencilla, pues el personal ya está familiarizado con la informática, y los cambios de organización introducidos a raíz del primer sistema todavía pueden ser válidos. Los años de experiencia permiten que el análisis de las necesidades esté mejor enfocado y que se realice el proceso de selección de manera más realista y efectiva.
Por otra parte, el abanico de paquetes disponibles es mayor, y los sistemas que se ofrecen han experimentado grandes mejoras: son ahora más fiables. Y, para completar la lista de ventajas, el coste del hardware es cada vez inferior.
Sin embargo, la decisión de migrar no puede ser tomada a la ligera. Es una operación extremadamente compleja y costosa en términos tanto económicos como humanos. El personal y los usuarios se han acostumbrado al sistema existente. Puede ser que el hardware actual no sea adecuado para el nuevo sistema. Y lo que es más importante: pueden aparecer dificultades a la hora de traspasar los datos ya cargados. Además de la información bibliográfica, hay otros archivos con datos de los usuarios, del fondo, del material en préstamo y sistemas para el control de autoridades que quizá no sean compatibles con el nuevo programa. También los códigos de barras existentes pueden resultar incompatibles.
En las revistas de la profesión encontramos una serie de artículos que ofrecen recomendaciones basadas en experiencias reales de migración. A continuación se incluye el resumen de algunos de los principales puntos destacados a partir de dichas experiencias.
¿Por qué migran las bibliotecas?
Los objetivos comúnmente perseguidos son:
- incrementar o mejorar las funciones del sistema (más posibilidades: importar registros, control de errores, catalogación asistida, más amigable, etc.);
- capacidad superior: bases de datos de tamaño más grande, mayor número de usuarios, etc.;
- sistema más fiable: con menos pérdidas de tiempo por avería o interrupción, o por respuesta lenta;
- mayor disponibilidad y confianza en el proveedor: al usar el anterior sistema quizá no fueron bien atendidos, no se les proporcionó las funciones prometidas, cerró la empresa;
- mayores posibilidades de conexión con otros sistemas;
- cambiar de hardware o de sistema operativo.
¿Cuándo migran?
Muchas bibliotecas eligen el período de vacaciones, o hacen coincidir el cambio con el traslado a un nuevo edificio. Sin embargo, el proceso en la realidad a menudo sobrepasa el plazo prefijado, por problemas como el acondicionamiento del local, fallos en las telecomunicaciones, negociaciones contractuales, retraso en la construcción del edificio y, especialmente, retraso en la transferencia de datos.
Lo fundamental: no perder los datos
Se afirma con razón que el elemento más valioso en un sistema de gestión de bibliotecas automatizado es la base de datos bibliográfica, y la garantía de su correcta transferencia de un sistema a otro resulta de vital importancia.
En la mayoría de bibliotecas este traspaso de información en formato Marc no supone ningún problema serio. Sin embargo, la “compatibilidad Marc” puede ser que el vendedor la tenga vagamente definida, de acuerdo con sus propios criterios, y muchas bibliotecas descubren luego que los registros se traspasan de forma incompleta.
La información que suele presentar más problemas es la relativa a los usuarios y al control de autoridades, contenida en ficheros definidos de forma distinta según los sistemas. En muchos casos, esta información no puede ser transferida fácilmente, y a veces debe ser introducida de nuevo.
Otro tipo de información que puede perderse es la de las obras en préstamo y las estadísticas. Para la primera, algunas bibliotecas siguen utilizando el sistema antiguo de forma paralela hasta que todos los libros prestados han sido devueltos. Otras recomiendan imprimir todos los préstamos pendientes y los que ya han vencido, para consultar ese listado mientras dura la transición. Las estadísticas, incluso las del año en curso, también pueden perderse. Aun habiendo sido traspasadas las cifras, éstas pueden estar representadas de tal forma que no sea posible operar con ellas posteriormente.
Los códigos de barras constituyen otra posible área de incompatibilidad. A veces es necesario volver a etiquetar la colección entera.
Nueva formación del personal
En el momento del cambio el personal posee ya ciertos conocimientos de cómo operar con equipos informáticos. Por consiguiente la formación no se tendría que empezar desde cero.
Sin embargo, muchos proveedores no quieren modificar su plan de formación estándar. Por eso es importante que la biblioteca especifique el tipo y nivel de formación que desea. Destacar las similitudes y divergencias entre el sistema antiguo y el nuevo es útil para ayudar al personal en el proceso de transición, lo cual obliga a la disponibilidad de un formador que conozca los dos.
Experiencias en España
En España las migraciones de sistema han sido relativamente escasas, aunque se han dado algunos casos muy destacados: el de la Biblioteca Nacional de España y el de varias universidades, como la de Barcelona, la Politècnica de Catalunya, la de Alcalá de Henares y la de Salamanca.
Ha habido, por otra parte, numerosos casos de migración a pequeña escala: se abandonan sistemas tradicionales de gestión de bases de datos, para comenzar a emplear paquetes de automatización de bibliotecas.
De todos modos, dado que el mercado sigue expandiéndose –estamos al final de la primera década de automatización de bibliotecas españolas–, es previsible que este fenómeno sea cada vez más frecuente. Cabe esperar que los bibliotecarios que escojan un nuevo sistema puedan beneficiarse de la experiencia de otros profesionales –de España y del extranjero– que ya han pasado por un proceso de migración similar.
Alice Caroline Keefer Riva
DOC6
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Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 26, julio-agosto de 1994, pp. 10-11.