Por Lluís Codina
Knosys, el sistema de gestión documental que ostenta, con mucha diferencia, el mayor número de instalaciones en nuestro país, fue presentado recientemente en su primera versión para el sistema operativo Windows (v. IWE-42, marzo de 1996, p. 28):
https://www.scimagoepi.com/knosys-para-windows
En este artículo se ofrece ahora una descripción más detallada.
Se trata de un programa que puede manejar registros textuales con información estructurada mediante campos. Dado que la extensión de tales campos es variable, y que cada registro de Knosys puede albergar hasta 125 Kbytes de información (el equivalente a unas 50 páginas de texto a un espacio), también es posible utilizarlo como sistema de gestión de documentos de texto completo, ya sea importando directamente los documentos o creándolos con su propio editor.
Un documento de Knosys puede contener campos y/o texto enriquecido. Obsérvese la distribución de los módulos mediante pestañas
En este sentido Knosys posee un editor bastante completo, lo suficiente como para ser considerado un programa de tratamiento de textos por derecho propio. Es posible incluir cursivas, negritas, cuerpos de letra, alineaciones, etc., y crear así documentos de la base de datos con tipografía enriquecida, incluso empleando colores en el texto del documento.
Todo ello sirve para generar resultados de mucha mayor calidad que la que permiten los limitados medios que suelen mostrar otros programas documentales. En efecto, no debería olvidarse que en plena era de la información electrónica, poder formatear el texto, utilizar familias de letras y presentar de forma estéticamente agradable la información en pantalla es un factor de competitividad.
Además, en bases de datos que utilizan gran cantidad de texto la utilización de recursos tipográficos no resulta necesaria por simples motivos estéticos, sino que éstos se convierten en elementos informativos que ayudan al usuario a leer e interpretar el texto y a enfocar la atención en las zonas que son de su interés.
Control del vocabulario
Por otro lado, y consecuente con su vocación textual, complementa a su magnífico editor un programa de corrección ortográfica que puede activarse, o bien a demanda expresa del usuario, o bien de manera automática cada vez que se da de alta un nuevo registro. El corrector dispone de todos los controles habituales en los procesadores de textos, tales como la creación de diccionarios personalizados.
Cabe destacar que la utilidad de los correctores en los sistemas documentales es doble (pese a lo cual muy pocos de ellos lo incorporan), ya que no sólo ayudan a incrementar la calidad del texto sino que, puesto que los errores ortográficos en una base de datos pueden provocar pérdidas de información, su corrección ayuda a evitar precisamente tales pérdidas.
Si la persona que maneja una base de datos introduce el término <Econoíma> en lugar de <Economía>, ya no se encontrará ese documento cuando un usuario necesite información sobre dicho tema, puesto que él preguntará, naturalmente, por <Economía>. Es cierto que algunos sistemas permiten búsquedas difusas capaces de minimizar este tipo de errores, pero no deja de ser interesante la posibilidad de partir de una información de base lo más correcta posible, aunque sólo sea por aquello de que es mejor prevenir que curar.
Cada uno de los campos de Knosys puede asociarse a grupos de términos predefinidos, llamados admitidos, que el administrador de la base puede utilizar para garantizar la consistencia de la carga de datos, utilizándolos así a modo de descriptores de un lenguaje documental o como lista de los valores admitidos para uno o más campos.
Una ventana de diálogo permite gestionar los grupos de términos admitidos, y desde ella se pueden dar altas, bajas y modificaciones, así como seleccionar aquellos que pasarán a formar parte del registro que se está entrando en ese momento.
Puede importar archivos de texto directamente en formato ascii o ansi de dos maneras:
- Insertando texto en cualquier campo de cualquier registro en el momento de darlo de alta, editarlo o modificarlo.
- Automáticamente para generar grupos de registros, si previamente se ha formateado el archivo de origen colocando marcas de fin de campo y de fin de registro.
Información multimedia
Dentro de una ventana independiente pueden visualizarse objetos multimedia, como una imagen en este caso. El texto resaltado (EN FONDO AZUL) es el anclaje a esta imagen
Los registros de Knosys pueden incluir enlaces a objetos multimedia, tales como archivos de imagen, de sonido o de vídeo. La asociación a estos objetos se realiza mediante indicación de su camino (path) en una ventana de diálogo que tiene un sistema de exploración de los directorios del disco duro para localizar los objetos multimedia.
El camino del objeto queda registrado en el documento y actúa de anclaje del enlace, pudiéndose definir diversos enlaces en cada registro (en un enlace de tipo hipertextual, el anclaje es la zona del nodo de inicio desde el cual se puede activar el vínculo al nodo de destino, en este caso un objeto multimedia).
Los anclajes de estas asociaciones pueden incluirse en cualquier campo y en cualquier lugar del registro. Las imágenes vinculadas así, por ejemplo, se visualizan en una ventana independiente con recursos propios, lo que permite realizar zooms y pequeñas modificaciones a la imagen.
Recuperación de información
Knosys siempre fue un programa que destacó por la potencia de su lenguaje de interrogación, y su paso a Windows, como en este caso, hace que el programa se beneficie de un entorno gráfico que facilita mucho su utilización.
Permite formular preguntas utilizando palabras simples, del estilo <Economía>, o frases nominales, del estilo <Economía política> o <Fabricación de puentes>, sin necesidad de utilizar indicadores de sintaxis especiales, así como utilizar operadores de proximidad, especificando el número, n, de palabras que como máximo deben separar a los dos términos de una pregunta, o bien estableciendo la restricción de que los dos términos de búsqueda deben pertenecer al mismo párrafo. Además, las palabras o las frases se pueden combinar mediante los tres operadores booleanos clásicos (AND, OR, NOT).
El lenguaje de Knosys también admite el uso de truncamientos (*) para poder localizar todas las formas de una expresión. Por ejemplo, utilizando como pregunta <trabaj*>, el sistema busca documentos que tengan las palabras “trabajo”, “trabajador”, “trabajadores”, “trabajadoras”, etc. Permite, así mismo, el uso de máscaras (?) para sustituir uno o más caracteres en una expresión de búsqueda.
Se pueden especificar rangos de valores -registros que contengan cualquier cantidad situada entre un valor mínimo y un valor máximo-, limitar las búsquedas a campos determinados, así como realizar búsquedas directas por número de registro y por tamaño del documento.
Finalmente, pero no lo menos importante, la utilización de paréntesis y de una sintaxis que se ha simplificado al máximo permiten combinar, si es necesario, todas las opciones indicadas en una sola frase de búsqueda.
Por otro lado, para facilitar una recuperación conceptual, es decir que no dependa exclusivamente de la comparación de cadenas de caracteres, el administrador de la base puede crear diccionarios de sinónimos.
La búsqueda puede realizarse:
- en modo asistido, para usuarios ocasionales, donde se presenta un formulario con los campos de la base de datos y un selector de operadores booleanos mediante botones y listas desplegables, y
- en modo ampliado, donde el usuario experimentado puede desplegar toda la potencia del lenguaje de recuperación con utilización de la batería de recursos del sistema.
En ambos casos el usuario puede combinar el resultado de diversas búsquedas, así como almacenar y reutilizar fórmulas de búsqueda.
El modo de consulta asistida presenta un formulario con campos y operadores booleanos en listas desplegables. En esta consulta se han combinado diversas palabras y dos operadores (a la izquierda de los campos).
El salto hipertextual
El sistema de navegación de este programa incluye algunas prestaciones exclusivas e interesantes, tal como su concepto de hipotexto.
En Knosys, tanto el hipotexto como el hipertexto se utilizan a partir de una operación de recuperación previa.
En el primer caso, consiste en lanzar una búsqueda automática limitada al subconjunto de los documentos previamente recuperados y a partir de una palabra señalada por el usuario en alguno de estos documentos.
Para entender su funcionamiento, podemos suponer que un usuario ha obtenido una respuesta, digamos, de 150 documentos buscando información sobre, por ejemplo, <artes plásticas>. Leyendo alguno de los primeros documentos descubre una palabra que le sugiere una manera de refinar su búsqueda y de evitarse la lectura de los 150 documentos. Supongamos, por ejemplo, que se trata de la palabra “pintura”.
Puede entonces señalar esa palabra y activar, mediante un botón, una operación de hipotexto. Knosys lanzará entonces una búsqueda por ese término, pero esta vez limitada a los 150 registros previamente recuperados, abrirá una segunda ventana y colocará en ella el nuevo subconjunto de documentos que, obviamente, será más pequeño y, por tanto más manejable, que el anterior (salvo que se diese el caso que todos los documentos tuvieran también la segunda palabra).
De hecho, el hipotexto proporciona el mismo resultado que si el usuario hubiera planteado de entrada una ecuación booleana con un AND (en este caso igual que si hubiera planteado la ecuación: artes plásticas AND pintura), pero el hipotexto es más cómodo, es decir, plantea la ecuación automáticamente, sin necesidad de volver al modo de búsqueda ni de entrar los dos términos, y sin perder el conjunto original que generó el nuevo argumento de búsqueda.
Si el usuario desea volver al primer conjunto de documentos no tiene más que conmutar a la ventana anterior o simplemente cerrar la opción del hipotexto mediante un botón de la barra de menú. El hipertexto, por su parte, tiene un funcionamiento idéntico, con la diferencia de que la operación de búsqueda se realiza en este caso contra la totalidad de la base de datos.
El hipotexto de Knosys es un complemento lógico y una extensión necesaria del concepto de hipertexto. Uno y otro corresponden a operaciones cognitivas totalmente distintas ya que, efectivamente, no es lo mismo añadir una nueva condición de búsqueda a una condiciones definidas previamente, cosa que produce una restricción del resultado primitivo (el hipotexto de Knosys), que abandonar el conjunto inicial y ejecutar una pirueta mental mediante un término nuevo (el salto hipertextual convencional).
Sorprende que nadie, salvo el equipo de desarrolladores de Knosys, haya reparado en ello al parecer pese a la inmensa popularidad de que goza la idea de los enlaces hipertextuales en el mundo de la recuperación de información.
A esta oportuna extensión del concepto de hipertexto, Knosys añade una prestación que puede ser útil a algunos usuarios, aunque bien puede no decir nada a otros. Todo depende de cómo sea su proceso de carga de datos. Se trata de la opción denominada contexto, que se activa también a la vista de alguno de los documentos recuperados. Knosys crea un nuevo conjunto de documentos (siempre sin perder el primero) con los documentos inmediatamente anteriores y posteriores al documento en pantalla de acuerdo con el orden con el que fueron cargados en la base de datos.
Las opciones de navegación se complementan con la posibilidad de consultar en pantalla todas las palabras presentes en la base de datos, entendiendo por palabra cualquier cadena de caracteres situada entre espacios en blanco o entre signos de puntuación, mediante una ventana donde aparecen las palabras por orden alfabético junto con un número que indica su frecuencia absoluta en el conjunto de la base de datos.
Otras formas de explotación
Además de las ya mencionadas, el programa ofrece otras formas de gestionar la información de sus bases de datos, concretamente mediante la impresión de informes, la confección de etiquetas y la así llamada personalización, que consiste en una facilidad para poder realizar fusiones de cartas con los datos de la base de datos y realizar circulares y mailings personalizados.
Para el mantenimiento de la base de datos, el programa permite generar una lista de todos los términos (glosario), junto con su frecuencia absoluta y el número de registros en los que aparecen. Esta clase de listados es especialmente útil para poder controlar a posteriori la integridad de los datos, así como para poder implantar políticas de control de la indización, si es el deseo del administrador de la base.
En conjunto, Knosys es una de las fórmulas más completas y equilibradas que ofrece el mercado en este momento, ya que además de un sistema de indización y de recuperación de información ofrece un auténtico gestor de bases de datos y todas las prestaciones que ya hemos señalado, algunas de ellas exclusivas, tales como su corrector ortográfico, su editor de textos y su especial concepto del salto hipertextual.
Por muy bueno que sea un programa, o precisamente por eso, los analistas siempre acabamos escribiendo la carta a los reyes magos. Así que, animados por la gran calidad de este programa, y en consecuencia con lo anterior, diremos qué nos gustaría ver en una próxima actualización de Knosys:
- abrir varias bases de datos al mismo tiempo,
- ordenación por cálculo de relevancia y,
- poder declarar campos obligatorios o restringir el tipo de datos.
Si Knosys, que, por cierto, es una tecnología española que se está exportando a Europa, incorporase opciones de ese tenor en su próxima versión, creemos que sería no sólo uno de los mejores productos de su clase en el mercado español, como ya hemos dicho, sino simplemente en todo el mercado europeo.
Micronet fue la empresa receptora del Premio IWE 1994 precisamente por su popular software documental Knosys:
https://www.scimagoepi.com/premios-information-world-en-espanol-1994-a-los-mejores-productos-servicios
Precio: 150.000 PTA, aproximadamente, por una licencia. Para otras configuraciones y cantidades, consultar.
Micronet.
María Tubau, 4 – 6ª pl. 28050 Madrid.
Tel.: +34-1-358 96 25; fax: 358 95 44
Travesera de Gracia, 15 – 3º – 1ª. 08021 Barcelona.
Tel.: +34-3-414 71 20 / 75 13; fax: 201 08 19
L’Horta, 12 – 4º, P. 10. 46900 Torrent (Valencia).
Tel./fax: +34-6-157 45 66
Lluís Codina
codina_lluis@fcsc.upf.es
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Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 45, junio de 1996, p. 14.
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https://www.scimagoepi.com/information-world-en-espanol-iwe-numero-45-junio-de-1996
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