Gestores personales de bases de datos bibliográficas

Por Rafael Bravo Toledo

Rafael Bravo Toledo
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Hace casi treinta años, la queja de una secretaria, cansada de reescribir largas listas de referencias bibliográficas cada vez que a su jefe le devolvían un artículo y decidía enviarlo a otra revista, originó la asunción por las principales revistas biomédicas de un formato estandarizado de escribir y citar en el texto las referencias bibliográficas, lo que más tarde se llamó el estilo Vancouver.

A pesar de éstos y otros esfuerzos normalizadores, todavía persisten varios estilos de citación según la revista y el ámbito científico en el que publiquemos.

Hoy en día, nuestra secretaria tendría menos problemas, y no sólo por las potencialidades de los procesadores de texto, sino por la disponibilidad de unos programas especiales gestores de bases de datos de referencias bibliográficas, diseñados para ayudar a los investigadores a almacenar, buscar y manipular referencias bibliográficas de una base de datos personal.

Principales programas gestores de referencias

En una revisión reciente se reseñaban más de 50 programas de estas características existentes en el mercado, desde shareware creado de forma aficionada por investigadores, hasta programas comerciales respaldados por prestigiosas empresas de la información.

Si a esto le añadimos el uso personalizado de gestores de bases de datos relacionales clásicos, o la presencia de gestores de información documental dirigidos a usuarios finales como Idealist o AskSam, vemos que el campo donde elegir es bastante amplio.

Aquí hablaremos sólo de los programas dedicados en exclusiva a manejar bases de datos de referencias bibliográficas, y que añaden a esta función básica la versatilidad en los formatos de salida, de acuerdo con diferentes estilos de citación y la posibilidad de incluir las referencias en textos de artículos científicos.

En la tabla anterior se reseñan algunos de los programas con los que en mayor o menor profundidad hemos tenido contacto.

A continuación, tras resumir las características generales de estos programas, añadimos un breve comentario de los más populares, procurando representar a todos los sistemas operativos.

Entrada de datos
La introducción de la información en estos programas se hace utilizando registros con estructuras predefinidas que representan los tipos de publicaciones: artículos de revista, libros completos, capítulos de libros, tesis, informes, etc. Cada uno tiene campos comunes, como autores, año, fuente, resumen, palabras clave, junto a campos específicos del tipo de publicación.

Esto facilita la entrada de datos pero confiere a estos programas cierta rigidez que se hace más evidente si no encontramos entre estos registros predefinidos el tipo de publicación que deseamos introducir.

Las versiones más modernas y potentes obvian este inconveniente proporcionando hasta treinta tipos de registros que permiten introducir referencias de documentos menos estándar como mapas, documentos legales, programas de ordenador, partituras, material audiovisual, etc., incluyendo además la posibilidad de crear nuevos tipos de registros o personalizar los existentes.

La longitud máxima de los campos varía según el carácter de éstos, y los diferentes programas. Suele ser suficiente siempre que tengamos en cuenta que estamos en una base de datos bibliográfica y no en una de tipo documental. Los campos de texto, tipo «notas» o «resumen», suelen tener una longitud máxima entre 16.000 y 32.000 caracteres.

Se utilizan editores de textos en general rudimentarios, aunque los programas más avanzados presentan funciones más «sofisticadas», como presencia de caracteres no anglosajones, copiar y pegar, modificar el tipo de letra, o incluir cursivas, negritas o subrayados.

Muchos de estos programas generan listas de términos procedentes de los campos indizados en los que la información repetida es frecuente. Disponemos de listas de autores, palabras clave y nombres de revistas, a las que se puede acceder durante la entrada de datos.

Esto acelera la entrada manual, evita errores y permite conocer previamente si estos términos se encuentran en nuestra base de datos, lo que es especialmente útil cuando editamos el campo de descriptores.

A veces, existe la posibilidad adicional de contrastar las palabras del campo título o resumen para, si coinciden con algunas de las palabras clave previamente introducidas, poder incluirlas automáticamente en el campo de descriptores del nuevo registro.

Importación de registros
Las principales bases de datos bibliográficas online o en cd-rom no mantienen formatos estándar cuando generan la salida de sus registros. Así nos encontramos con muchos y variados formatos dependiendo del tipo de base de datos e incluso del distribuidor.

Una de las características más apreciadas de este tipo de programas es la capacidad de importar registros descargados de aquellas. En general, esta capacidad está encomendada a módulos opcionales, integrados o no en el programa, que contienen filtros de importación para las bases de datos y distribuidores más habituales, e incluso para formato MARC.

Si no se encuentra el formato de una base de datos de la que deseemos importar, o bien éste ha cambiado, tenemos la posibilidad de modificar los existentes o crear un nuevo filtro, aunque suele ser una tarea complicada.

En otros casos se facilitan módulos de importación bajo demanda por parte de la empresa creadora del programa.

Al no existir un estándar entre estos programas y no haber uno que domine claramente el mercado, es poco usual encontrar la posibilidad de traspasar automáticamente bases de datos generadas en uno de los programas a otro de la misma categoría.

A pesar de esto, la mayoría permite importar y exportar bases de datos con campos y registros delimitados por marcas –como comas o retornos de carro–, con lo cual se pueden traspasar los datos entre uno y otro a través de pasos intermedios no siempre fáciles y llevados a cabo con éxito.

Al igual que desde la entrada de datos, estos programas pueden, durante el proceso de importación, detectar la presencia de registros duplicados, y algunos permiten la edición de los registros durante este proceso.

Búsquedas
Una vez creada la base de datos con nuestras referencias, y desde la perspectiva de organización de un archivo personal o de una pequeña biblioteca, interesa especialmente la capacidad de búsqueda y su rapidez.

Las búsquedas se suelen realizar en campos determinados, aunque también existe la posibilidad de buscar en toda la base de datos, y pueden ser asistidas mediante formularios o pantallas preconfiguradas. Cabe también construir estrategias de búsqueda con el teclado.

Es posible acceder a la lista de términos de los campos indizados y construir búsquedas complejas en varios campos o combinando términos con los operadores booleanos clásicos.

Funciones más avanzadas, como el uso de operadores relacionales, truncamientos y máscaras o comodines, están disponibles en algunos de estos programas, así como la posibilidad de acotar las búsquedas o la de guardar la estrategia para su uso posterior.

Dado el no excesivo tamaño que suelen alcanzar estas bases de datos, la rapidez de las búsquedas es bastante satisfactoria aunque dependerá del campo donde realizamos la búsqueda, de estar o no indizado, y de la velocidad y potencia del ordenador que utilicemos.

Creando bibliografías
En el ámbito científico, una de las propiedades más apreciadas es la posibilidad de originar listas de referencias a partir de bases de datos personales, en los diferentes estilos de citación que utilizan las revistas o los diversos campos científicos.

Los gestores personales de bases de datos bibliográficas permiten crear bibliografías o introducir listas de referencias dentro de un manuscrito de forma automática, con las adecuadas llamadas a esta lista en el cuerpo del texto.

La cantidad de estilos de citación soportados varían desde los más comunes, como Vancouver, Harvard, MLA, Turabian o Chicago, hasta programas que incluyen más de cien estilos clasificados según la revista que lo recomienda.

Una vez seleccionadas las referencias de nuestra base de datos, podemos generar listas en el estilo de citación seleccionado. Estas listas pueden ser enviadas a la impresora, al monitor o a un archivo de texto en formato ascii o de los procesadores de texto más habituales.

Además podemos incluir a voluntad otros campos de los registros que no correspondan a los propios de la descripción bibliográfica.

En algunos casos, los programas permiten producir las listas de términos junto con las referencias relacionadas con éstos, originando así listas de referencias por revistas, autores o materias a la manera de un índice kwoc (keyword out of context). En otros casos se generan listas de términos junto con el número de registros en los que aparecen.

Para la construcción de bibliografías a partir del manuscrito de un articulo, los diferentes programas utilizan diversos métodos, que en general se basan en insertar en el texto códigos, automática o manualmente.

Cada código representa una referencia de la base de datos. El programa reemplaza automáticamente los códigos con números volados consecutivos (o autor-año entre paréntesis), y añade al final del artículo la lista de referencias adecuadamente formateadas de acuerdo con el estilo seleccionado, y ordenadas conforme aparecen en el texto (Vancouver) o alfabéticamente (APA, etc.).

Se crea un nuevo archivo con la bibliografía incluida, preservándose el archivo de texto original. Para realizar esta función la mayoría de los programas trabajan al menos con alguno de los procesadores de texto más populares, como Word, WordPerfect o AmiPro en sus diferentes versiones, variando el número y las actualizaciones según el programa, con clara ventaja de los programas comerciales sobre los de shareware.

Miscelánea
La proliferación de programas de estas características y la competencia entre los principales hace que podamos disponer de otras funciones adicionales como puede ser la edición global de registros, la cual permite el borrado o la sustitución automática de términos en un campo del total de los registros.

Otras funciones que podemos encontrar son:
– clasificar los registros para su visualización o impresión de acuerdo con diferentes criterios o campos;
– crear nuevas bases de datos a partir de una búsqueda;
– cambiar la estructura de los registros;
– introducir campos nuevos definidos por el usuario;
– hacer lista de palabras vacías;
– hacer listas de nombres abreviados de revistas o sinónimos conectadas con la lista principal.

Recientemente se han añadido campos específicos para direcciones de documentos obtenidos en Internet.

Papyrus