Por Lluís Codina (en la foto)
Los sistemas GED suelen estar basados en microordenadores de alto nivel y en memorias ópticas, y sirven para automatizar diversos procesos de la cadena documental, desde la entrada de la información, hasta la reproducción facsímil del documento original, pasando por su recuperación y consulta en monitores de alta resolución. Su ventaja es que evitan la manipulación repetida de papel, ahorran espacio de almacenamiento y garantizan la recuperación segura y rápida de toda la información corporativa de la empresa.
Estos sistemas se conocen como Document Image Processing (DIP) en los países anglosajones. Gestionan documentos mediante su imagen facsímil combinada con una descripción textual asociada a ella. De este modo los GED permiten almacenar, recuperar y reproducir los documentos de una forma totalmente automatizada y sin desplazamiento al archivo de papeles, con estaciones de trabajo que utilizan discos ópticos worm (write once read many o escritura única y lectura múltiple) o discos magneto-ópticos reescribibles como subsistema de almacenamiento masivo, escáners para la introducción de la imagen y monitores de alta resolución e impresoras láser para la reproducción facsímil de los documentos. Entre sus ventajas podemos destacar:
- ahorro de espacio, ya que un disco óptico de 12 cm, por ejemplo, puede contener unos 20.000 documentos, el equivalente a 20 archivadores de carpetas colgantes con cuatro cajones,
- aumento de la velocidad de recuperación de información en relación a los sistemas manuales,
- posibilidad de múltiples criterios de recuperación de la información gracias a los distintos índices de la bdd asociada a la imagen de los documentos,
- seguridad, ya que los discos worm pueden proporcionar siempre copias exactas del original, con una vida garantizada entre 10 y 100 años.
La estación de trabajo básica
En un sistema integrado GED podemos considerar cinco subsistemas:
- entrada, compuesto por un escáner que se utiliza para digitalizar los documentos,
- tratamiento y control, compuesto por un microordenador de gama alta,
- almacenamiento, compuesto por discos ópticos tipo worm o magneto ópticos y por un disco duro convencional como memoria masiva auxiliar,
- visualización y reproducción, formado por un monitor de alta definición y una impresora láser.
Además, casi todos los sistemas incluyen tarjetas especiales para comprimir y descomprimir la imagen, y algunos incorporan, opcionalmente, fax y correo electrónico.
El software consiste en un sistema de gestión de bases de datos, que puede ser de tipo relacional o documental, y que incorpora controladores de escáner, monitor, unidad de discos ópticos e impresora láser.
Utilización
La gestión electrónica de documentos se articula en torno a dos ejes principales:
– un sistema de grabación/recuperación de la imagen/documento y
– otro de gestión de las descripciones textuales asociadas a los documentos, que constituyen la parte facsímil y la parte referencial respectivamente.
El proceso de trabajo comienza por la exploración del documento mediante un escáner, su digitalización y almacenamiento provisional en disco magnético. En esta fase, algunos sistemas permiten una cierta manipulación de la imagen: aumentos, reducciones y giros. Si se requieren otros cambios debe utilizarse un programa de gráficos.
Una vez dada de alta una imagen, se procede a su descripción en una base de datos textual, de tipo documental o relacional. En la fase de descripción se crea un registro por cada documento o grupo de documentos y es en este registro donde se anotan los parámetros más importantes del documento, que servirán para su localización.
Una vez verificada esta operación, se traslada la imagen del documento al disco óptico, junto con su descripción asociada. Los índices se conservan en el disco magnético, de forma que el programa de gestión pueda conocer en qué disco se encuentra cada documento. Para la recuperación se consulta la base textual y una vez ha sido localizado el documento, se visualizan en un monitor de alta resolución.
En caso necesario, se reproduce el documento sobre papel mediante una impresora láser.
Distribuidores de sistemas GED en España:
DocuAtrio. Alfa-Beta. Arcos de la Frontera, 12. 28023 Madrid.
Tel. y fax: +34-1-307 05 39
Docubase. Facit. Núñez Morgado, 3-6. 28036 Madrid.
Tel.: +34-1-733 76 96; fax: 733 56 39
Docu/image. Còrsega 411. 08037 Barcelona.
Tel.: +34-3-459 06 31; fax: 459 09 76
EFS. Fujitsu España. Paseo de la Castellana, 95. 28046 Madrid.
Tel.: +34-1-581 80 00; fax: 581 83 00
InvesDoc. Investrónica. Tomás Bretón, 60. 28045 Madrid.
Tel.: +34-1-467 82 10; fax: 467 87 23
LaserView. Proco. Clara del Rey, 33. 28002 Madrid.
Tel.: +34-1-416 57 00; fax: 413 68 13
MegaDoc. Digital Equipment Enterprises. Provença 206. 08036 Barcelona.
Tel.: +34-3-454 06 00; fax: 454 01 00
Odis-3. Olivetti Office. Ronda Universitat, 18. 08007 Barcelona.
Tel.: +34-900 370 370; fax: 302 01 48
Optosaurus. Estado Sólido. Hortaleza, 106. 28004 Madrid.
Tel.: +34-1-308 01 49; fax: 308 03 94
Fuente: Binary, n.39, mayo 1992
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Esta información se publicó en la newsletter Information World en Español (IWE), n. 8, octubre de 1992, pp. 9-10.