Arturo Camarero González, director de Documenta Organización SA
Foto: Tomàs Baiget
Siguiendo con la presentación de perfiles de diversas empresas dedicadas a la información, nos detenemos esta vez en una que está especialmente caracterizada por integrar archivos, bibliotecas y documentación. La juzgamos muy interesante por el hecho de acercarse, quizá más que nadie, a la idea de que el profesional de la información pueda tratar todo tipo de datos en una organización, tanto los científico-técnicos como los de gestión.
En abril de 1988, en la cafetería Hontanares de Madrid, cinco profesionales de distintas áreas terminaron de perfilar la creación de una nueva empresa de organización y automatización de sistemas documentales. Ese mes se constituyó Documenta Organización SA; pero éste no era solamente un punto de partida, era también el punto de llegada de una historia iniciada ocho años antes.
En 1980 se habían puesto en contacto un grupo de archiveros, documentalistas, informáticos y profesionales de organización y métodos. Algunos eran compañeros de trabajo, otros meros conocidos y miembros de asociaciones profesionales. La idea era “sencillamente” abordar la implantación de sistemas documentales en grandes entidades, en las que era sabido que su sistema informático (datos codificados en ordenador) sólo abarcaba el 3% del flujo de información total. Se trataba de organizar, mecanizar y automatizar el 97% restante, es decir, el grueso de los documentos, para crear así un verdadero sistema de información global para la entidad.
Resultaba tan obvia esta necesidad, que suponían existirían a buen seguro metodologías de trabajo y herramientas informáticas adecuadas para ello. Se buscó dentro y fuera de España (Consejo Internacional de Archivos, FID, etc.), y quien mejor sintetizó la respuesta fue el Bureau Marcel Van Dijk en París:
“Ya quisiéramos nosotros que hubiera algo parecido. Sólo existen retazos”.
Así pues, con la ingenuidad y audacia de los novicios –dicen– decidieron crear su propia metodología. En ella, se trataba de unir coherentemente conocimientos, técnicas y conceptos de archivística, documentación y biblioteconomía, informática (datos/textos), tratamiento de imagen (microfilm, en aquella época) y de organización y métodos.
Al cabo de ocho meses obtuvieron una primera elaboración, y la nueva metodología se estrenó en una gran compañía de seguros con central en Barcelona. Sorprendentemente aquello funcionaba.
Se aplicó intensivamente en el sector seguros, en Banca y Cajas, y, efectivamente, permitía manejar variables y pasos típicos para:
- Analizar la situación de partida de la documentación. Diagnosticar.
- Diseñar un nuevo sistema documental para la entidad.
- Organizar la documentación. Implantar el sistema.
- Mecanizar la gestión del sistema documental. Tratar la imagen documental, en su caso.
- Realizar un manual de procedimientos. Poner en marcha el sistema en todo el organigrama de la entidad. Formar a usuarios y administrador del sistema.
En busca del método universal
Durante cerca de dos años Documenta se empeñó en encontrar soluciones estándar a los problemas documentales de cada sector de actividad.
-“Craso error”, dice Arturo Camarero, director.
“Una vez tras otra, nos estrellamos. Aprendimos que cada entidad es un mundo aparte y que su sistema documental no puede ser trasplantado a ninguna otra aunque su actividad sea similar. Una misma metodología aplicada en casos específicos nos lleva a soluciones específicas”.
Durante los años posteriores, la metodología se aplicó en organismos y empresas variopintos, se pulió y, fundamentalmente, se desarrolló al socaire de las nuevas tecnologías (nuevos paquetes de gestión documental y, sobre todo, innovación en soportes ópticos).
En 1982 se hicieron unos primeros contactos con ARMA (*), AIIM (*) y con los auténticos pioneros en sistemas de disco óptico numérico: Integrated Automation de Alameda, California, y Litton MC2 de Grenoble, Francia empresas que en octubre de 1992 adoptaron el nombre único de IA Corp. (*) Gracias a su experiencia práctica, Documenta pudo introducirse tempranamente en el universo de los sistemas de gestión electrónica de documentos.
-“Todo este período fue bastante estimulante, si bien en base a un trabajo heroico y aventurado. Siempre era difícil dimensionar proyectos que se realizaban por primera vez en España y alguno, por su tamaño o complejidad, se convertía en el parto de los montes“,
comenta Manuel Esteban, experto en software de gestión documental, quien se encarga del márketing de la empresa.
Con todo, el “único” problema serio era el mercado. La creación de un sistema documental no parecía prioritario en muchas entidades y hasta 1985-86 no soplaron con fuerza los vientos de racionalización de nuestras organizaciones públicas y privadas, ya en la perspectiva del mercado único europeo.
Parte del personal de Documenta: Arturo Camarero González, Eva Maqueda, Carmen Remacha Martínez, Luis M. Pérez Cortina, María Salgado, María-José Ibáñez, María-Luisa Parra, Lola García, Antonio Chueca, Manuel E. Esteban y Esther de Frutos
-“Cuando en 1988 se creó Documenta, dice Antonio Chueca, director del área informática, parecía que se podría vivir de esto. La fiabilidad de nuestra metodología estaba comprobada en decenas de colaboraciones muy heterogéneas y el equipo técnico inicial contaba con un saber-hacer muy importante: desde ciertas aplicaciones vanguardistas a los bajos fondos de las grandes corporaciones: sus archivos pasivos”.
(*) Association of Record Managers and Administrators (ARMA). 4200 Somerset Drive, Suite 215, Prairie Village, Kansas 66208, EUA.
Tel.: +1-913-341 38 08; fax: 341 37 42
(*) Association for Information and Image Management (AIIM). 1100 Wayne Ave., Suite 1100, Silver Spring, Maryland 20910, EUA.
Tel.: +1-301-587 82 02; fax: 587 27 11
(*) AI Corp. 1301 Harbor Bay Parkway, PO Box 4044, Alameda, CA 94501, EUA.
Tel.: +1-415-769 54 00
Pero dígame, ¿usted qué vende concretamente?
Contesta Lola García, directora de proyectos:
– Documenta nació, como se ha dicho, como cristalización de 4 tradiciones (documentación, informática, imagen, organización) en una metodología. La filosofía de la empresa rompe con prácticas arraigadas en otros mercados:
1) No somos meros consultores o vendedores de servicios, de soft o de hard. Incluimos todo ello, implantando soluciones completas, desde el análisis inicial a la puesta en marcha definitiva.
2) Si el cliente “se deja”, le implantamos el Sistema Integral de Documentación en toda la entidad. Si no se deja, implantamos subsistemas o módulos que puedan crecer sin traumas a medio plazo.
3) Cualquier solución es siempre “a la medida”, si queremos que sea correcta.
4) No nos vinculamos a ninguna marca con exclusividad; utilizamos soft y hard seleccionado de más de 20 compañías.
Esta forma de enfocar la actividad ha permitido a la empresa encontrar su sitio en el mercado y desarrollarse sin demasiados competidores muy feroces ni sistemáticos.
Los 2/3 de la actividad y facturación se centran en organización y automatización de Sistemas Integrales de Documentación en los que predominan los archivos. El 1/3 restante se dedica a centros documentales y bibliotecas.
La implantación del sistema de archivo en entidades grandes y medianas es para nosotros el “pan nuestro de cada día”. Significa trabajar durante meses o años, en todo el organigrama de una entidad en decenas o cientos de órganos, con cientos de series documentales y en grandes archivos históricos con kilómetros lineales de documentación. Ello ocupa a legiones de archiveros, informáticos y expertos en archivo electrónico.
En este ámbito se dan incursiones frecuentes de las grandes consultoras informáticas y de algunas empresas que trabajan en bibliotecas o en custodia externa de archivos. Hoy por hoy, nuestra metodología y nuestra experiencia práctica suponen una ventaja estratégica y decisiva frente a esas empresas.
En centros documentales y en bibliotecas nos hemos diferenciado más en la creación o reanimación de estos centros que en el suministro de servicios documentales.
Con todo, entre la quincena de empresas que ofertan servicios en este mercado, nuestra experiencia en tratamiento de documentación científica, de medios de comunicación, y de fondos fotográficos nos discrimina positivamente.
Durante muchos años hemos venido padeciendo la carencia de software adecuado precisamente en el campo en el que más trabajamos: la gestión de archivos. Sabíamos por experiencia que los sgbd documentales o relacionales que utilizamos para bibliotecas y centros documentales no valían para archivos.
En decenas de colaboraciones hemos tenido que hacer desarrollos a la medida en entornos informáticos variopintos, con costes excesivos y dispersión de esfuerzos.
En 1991, nos lanzamos a buscar algún programa útil en EUA, Canadá y en Europa. No encontramos nada, entre la veintena de productos analizados, adecuado a la complejidad y falta de normalización de los procesos administrativos y de los archivos en España. Ello nos impulsó a desarrollar nuestra propia herramienta informática de gestión de archivos.
Genaro se hace docunauta
El proyecto Genaro (Generador de Archivos Organizados) pretendía obtener una herramienta que permitiera un número ilimitado de estructuras de descripción, de campos de información, de series documentales, de registros, etc., en los que el usuario pudiese definir sus características con total libertad. También era imprescindible que el programa integrara funciones de bases de datos a la vez relacionales y documentales.
En la fase de análisis de Genaro se volcó la experiencia de archiveros e informáticos de Documenta en más de cien colaboraciones.
La programación fue un esfuerzo de cuatro personas durante 10 meses para obtener un primer resultado: docuNAUTA.
El producto fue presentado, entre otras instancias, a la Dirección de Archivos Estatales. Todas sus sugerencias de mejoras nos parecieron útiles y fueron integradas en una versión 2.0, ésta ya para redes de área local.
Durante un año, docuNAUTA fue probado y sus tiempos de respuesta optimizados con grandes cargas de datos (hasta quinientos mil registros) en instalaciones de clientes.
Creemos que docuNAUTA es el primer software específico para gestión de archivos desarrollado en Europa y ha sido acogido muy favorablemente. Se ha instalado en una quincena de grandes archivos en los últimos 6 meses.
docuNAUTA ha generado grandes expectativas entre organizadores e informáticos de empresas privadas y entre los archiveros de la Administración Pública. Hay proyectos muy ambiciosos a nivel central, autonómico y local. Igualmente, está instalado en varias universidades para su evaluación, mejora y para docencia.
Actualmente se trabaja en un sistema (docuNAUTA + imagen en disco óptico) que pueda integrarse en buena parte de los sistemas de archivo electrónico existentes en el mercado. El software de gestión es precisamente el talón de Aquiles de la gran mayoría de estos sistemas y Documenta pretende ofrecer la solución más abierta posible.
De la discusión sale la luz
– Arturo, sois una empresa bastante singular en esa integración de que hablábamos al principio. Habéis conseguido productos y servicios que permiten acercarse mucho a la buscada panacea de que un documentalista, p. ej., pueda gestionar todos los flujos de información de una organización. Pero antes, nos imaginamos que habéis tenido que integrar el saber hacer de diferentes tipos de profesionales. ¿Ha costado mucho esto?
-“El que archiveros, documentalistas, bibliotecarios, informáticos y organizadores se entiendan y colaboren no es nada automático. Supone un 80% de transpiración, un 10% de invocaciones al Señor de los Cielos, y otro 10% al Señor de los Infiernos, muy eficaz en esto. Son formaciones, lenguajes y culturas muy distintas.
Sabemos que éste es un problema casi insalvable para muchas grandes compañías: superar la rigidez de su cultura tradicional y abrirse a nuevas profesiones. En este aspecto, eso de la “cross-fertilization” lo hemos vivido intensamente. Sin embargo, al no existir formación académica adecuada, la empresa debe realizar una fortísima inversión en la creación entre sus miembros de unos conocimientos y una cultura comunes”.
Documenta Organización SA, General Martínez Campos, 15 – 5ª pl. 28010 Madrid.
Tel.: +34-1-593 97 27; fax: 448 36 68
—
Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 19, noviembre de 1993, pp. 10-12.