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Autoservicio de información en la Cocin de Barcelona

Jaume Roqué Cerdà

Jaume Roqué Cerdà, director del Servei d’Informació Empresarial de la Cambra Oficial de Comerç, Indústria i Navegació de Barcelona

El sistema de información empresarial de la Cámara Oficial de Comercio, Industria y Navegación (Cocin) de Barcelona, constituye una nueva experiencia en la prestación de servicios de información.

Ha suscitado un notable interés en los medios profesionales del sector, como sistema innovador para facilitar el acceso a fuentes de información a los usuarios y también como estrategia de recuperación de costes en un centro de documentación.

Consiste en una disposición de medios técnicos de hardware y software, ubicados en el centro de atención al público de la Cámara, que permite a los usuarios el acceso por sí mismos a la consulta y recuperación de información de bases de datos locales y remotas de interés empresarial.

Para acceder al servicio, pagando los costes correspondientes, se precisa disponer de una tarjeta magnética: la Cambra Plus, emitida por la misma Cocin, o la Visa.

Información disponible
El usuario puede escoger entre cualquiera de las más de diez bases de datos ya actualmente en servicio, y “navegar” cómodamente, por ejemplo, por el directorio de la Cámara, o por otros directorios especializados del mercado, si está definiendo perfiles de empresa para una prevista acción de marketing.

Puede también extraer información legislativa española o de la Unión Europea, seleccionar programas de ayuda y financiación para un proyecto de inversión, encontrar la clasificación arancelaria de un producto y los requisitos de importación, o también conocer las ferias internacionales del próximo año relativas a su sector, consultar la última bibliografía técnica existente, etc.

Se trata de accesos a bases de datos en cd-rom o del propio sistema informático de la Cámara.

Cómo funciona
Una sesión de consulta se desarrolla de la siguiente manera:

El usuario solicita previamente la tarjeta Cambra Plus, que se le facilita al momento. Esta tarjeta es del tipo “monedero”, esto es, se compran créditos que se “cargan” en la banda magnética, pudiéndose recargar cuantas veces sea necesario, sin ninguna limitación.

Provisto con su tarjeta accede a un terminal del autoservicio, el cual tras identificar y validar la tarjeta, le da acceso al menú de bases de datos. En una pantalla inicial se informa al usuario de las tarifas de acceso a cada base de datos (pta/minuto), y de los documentos que decida recuperar.

Si se usa una tarjeta Visa, el sistema le solicita los datos necesarios para poder emitir la factura con posterioridad.

El usuario puede entrar y salir de las distintas bases de datos del menú, recuperando e imprimiendo en cada caso la información que desee.

Al terminar podrá recoger esta información en disquete o en papel solicitándola al responsable del autoservicio.

Mientras dura la sesión de trabajo, puede activar en cualquier momento que lo desee una ventana informativa sobre los accesos realizados y los importes devengados.

En el supuesto de que no hubiera advertido que su crédito estuviera finalizando, el sistema le avisa con antelación y le recomienda la conveniencia de finalizar la consulta y de recargar su tarjeta si desea prolongar aún la sesión de trabajo.

Al finalizar ésta, el usuario recibe información sobre los accesos realizados y los costes, indicándole dónde puede recoger la información que hubiera generado. Si se agotara el crédito antes de finalizar la sesión, el sistema interrumpe automáticamente la sesión, se reinicializa de nuevo y expulsa la tarjeta.

Ventajas
Este sistema de información en autoservicio aporta diversas ventajas tanto a los usuarios como al propio centro de información: El usuario goza de mayor libertad de movimientos, puede buscar la información a su exacta medida, y se beneficia de descuentos en relación a los mismos servicios obtenidos en atención personalizada.

Por parte del centro de información, se reduce el tiempo de atención a los clientes, y en particular el de elaboración de presupuestos. Es posible recuperar costes de determinados servicios de información de difícil tarificación en atención personalizada. Y permite incorporar un número creciente de bases de datos con menores exigencias de personal especializado. Aporta también beneficios de imagen, muy importantes para el centro de información.

Buena acogida
Aunque el proyecto no ha cumplido todavía un año desde su puesta en funcionamiento y, por lo tanto, está en fase de difusión, ya puede calificarse de éxito. En la actualidad se ha emitido casi un millar de tarjetas y el tiempo de utilización está en claro crecimiento.

Los servicios técnicos de la Cambra de Barcelona están modulando el sistema para ofrecerlo “llave en mano” a los centros de información y documentación que estén interesados.

Aspectos técnicos

Xavier Berdaguer PlanetXavier Berdaguer Planet, técnico de la empresa DOC6, responsable de la implementación del autoservicio, nos da detalles de los softwares empleados:

Como se ha dicho, el sistema ofrece bases de datos creadas por la propia Cocin y otras de terceros.

Respecto a las primeras, los factores más importantes que se han tenido en cuenta en el diseño de las aplicaciones y la elección del software han sido:

  • Facilidad de uso del sistema, incluso por parte de usuarios poco familiarizados con bases de datos o programas informáticos en general.
  • Potencia de recuperación de la información, dado el importante volumen de datos contenidos en las bases.
  • Seguridad del sistema. El software de recuperación no debía permitir que la información puesta a disposición de los usuarios pudiera ser alterada o borrada.

La solución adoptada ha consistido en el gestor de bases de datos documentales Inmagic Plus Image, para el desarrollo y mantenimiento de las bases, y SearchMagic Plus Image, para la consulta en el autoservicio de las bases de datos creadas con Inmagic Plus. Ambos programas se han instalado en una red local de microordenadores.

Sistema versátil
Los usuarios acceden a las bases de datos con SearchMagic Plus por un sistema de menús. La consulta puede realizarse bien mediante índices (de términos o palabras) o bien mediante búsquedas booleanas y de proximidad. Así mismo, cada base tiene sus propios formatos de visualización e impresión y ayuda en línea, tanto general del programa como específica para cada aplicación.

Otras ventajas añadidas al sistema son la facilidad de actualización de los datos (pues, una vez configuradas las aplicaciones, sólo es preciso sustituir el fichero de datos anterior por el reciente), la gestión de imágenes procedentes de documentos digitalizados mediante escáner o cualquier otra fuente (programas de fax, etc.), y la posibilidad de editar las bases de datos para su difusión en disquete o cd-rom mediante el software SMpublish, otro producto de la familia Inmagic Plus.

En resumen, el autoservicio constituye un buen ejemplo de sistema de información abierto al mundo profesional basado en bases de datos documentales y, merece la pena señalarlo, implementado a un coste razonable.

Contactos
Jaume Roqué Cerdà. Director del Servei d’Informació de la Cambra Oficial de Comerç, Indústria i Navegació de Barcelona.
Tel.: +34-3-415 16 00; fax: 415 75 76

Xavier Berdaguer Planet. DOC6 SA. Área de Edición Electrónica.

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Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 42, marzo de 1996, pp. 23-24.