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Auditoría de la información

Por Alfons Cornella

En ocasiones nos hemos referido a la «auditoría de la información» como un concepto oscuro debido a la escasa bibliografía existente sobre este tema, a pesar de su extraordinaria importancia. La poca documentación se explica porque su desarrollo se produce a nivel práctico, aplicada a casos concretos, y la llevan a cabo consultoras que prefieren no publicar datos:
https://www.scimagoepi.com/capital-intelectual-y-trabajo-temporal

https://www.scimagoepi.com/informes-de-la-consultora-kpmg

La idea principal consiste en determinar los recursos de información que más convienen a una organización. En éstos se incluyen tanto los contenidos (information holdings) como los equipos y métodos (information handling) para explotarla.

Realizarla será cada vez más vital, aunque sólo sea por dos razones:

  1. La política adquisitiva de tecnologías de la información debe responder objetivamente al problema fundamental de manejar mejor la información en la organización.
  2. Las intranets deben disponer única y exclusivamente de la información realmente útil para la empresa.

Hay dos formas básicas de iniciarla.

  • La primera es preguntar a los trabajadores de la empresa qué información quieren, pero ésta es una manera de comenzar equivocada. Por un lado porque acostumbran a confundir lo que desean con lo necesario, y piden por exceso. Por otro lado se autolimitan exigiendo sólo lo que creen que existe. Los dos problemas no son contradictorios, ya que «la gente no sabe lo que no sabe».
  • El segundo procedimiento parece más recomendable y debería seguir los siguientes pasos:

– Retrato de la organización
Para su elaboración hay que tener en cuenta tres aspectos:

  • Los objetivos, que en la práctica equivalen a los de cada departamento y, concretamente, aquellos más prioritarios.
  • La estructura tanto formal como informal. Es decir, desde el organigrama oficial hasta quién manda realmente y tiene verdadera influencia en los procesos y sistemas.
  • La cultura: cómo se hacen las cosas. Si la organización es muy jerárquica difícilmente se podrá estimular la comunicación horizontal entre el personal. Si en cambio es feudalista, cada departamento tiene su propio sistema de información y una intranet corporativa no tendría ningún sentido.

– Auditoría de recursos
Se ha de elaborar un mapa de recursos de información en términos de contenidos (documentos, registros informáticos y personas) y continentes (qué máquinas se usan, ya sean ordenadores, lectores de microfilms, fotocopiadoras, etc.).

A continuación, determinar cómo se organiza, estructura y distribuye, y de qué forma se procesa en cada unidad de la compañía. Suele ser difícil establecer los costes de contenidos y continentes en la mayoría de empresas ya que algunos directivos pueden asustarse al ver cuánto se gasta en este valor intangible.

– Balance informacional
Se realizan tres actividades:

  • Comparación de los recursos de información disponibles con los que deberían tenerse para cumplir los objetivos prioritarios, identificando lo que puede llamarse «información crítica».
  • Análisis de hasta qué punto la estructura y cultura de la organización favorecen o impiden que los recursos existentes sirvan para cumplir los objetivos. P. ej., quizá se compran muchos estudios de mercado, pero la cultura de no compartir impide que se difundan por la empresa.
  • Contrastación del coste de los «recursos de información» con el valor percibido por la institución, para saber si sirve de algo que se compren tantos estudios.

Del estudio de este balance debe resultar una propuesta para:

  1. Decidir real e imparcialmente qué información debe fluir por la organización, de acuerdo con los objetivos y no con las necesidades subjetivas,
  2. Conocer cuánto se invertirá en tecnologías de la información, e
  3. Identificar los problemas culturales que impiden la mejor utilización de sus recursos.

Un «plan de información» debe entonces definir una estrategia informacional para la empresa.

Todo esto no es más que un esbozo de lo que debería ser una «auditoría de la información». Creo que éste es un tema de suficiente envergadura para que se hable más en las reuniones de profesionales de la información, en lugar de perdernos en tratar sobre la tecnología per se, o únicamente sobre contenidos sin contextualizarlos en el marco de los objetivos de la organización.

Como dice Thomas Davenport en su libro Information Ecology (ver IWE v. 7, n. 4, pp. 32-33), la verdadera razón de ser de los responsables de un sistema de información es que la gente esté informada, y no simplemente que las máquinas y redes funcionen:
https://www.scimagoepi.com/ecologia-de-la-informacion

Alfons Cornella Solans. Esade. Barcelona
cornella@esade.es

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Este texto se publicó en la revista El Profesional de la Información (EPI), v. 7, n. 5, mayo de 1998, p. 27.