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¿Futuro incierto para los documentalistas?

Tomàs Baiget   Por Tomàs Baiget

Con una sociedad que día a día es más de la información sería lógico pensar que a los que trabajamos con/en/para ella nos llegue el período de las vacas gordas. Pero el panorama no está tan claro.

Es un tema existencial discutido en cantidad de cursos, asociaciones y reuniones de documentalistas a lo largo de los últimos años –desde que se inventó lo de “usuarios finales”–, para cuya contestación hay que estar realmente al ultimísimo loro tecnológico y luego pretender que las supuestas tendencias observadas para pensar una cosa u otra se consolidan de verdad.

Lo que sigue a continuación es lo que opinamos hoy… Mañana por la mañana ya veremos.

Nuestra profesión ¿va a más o a menos?
José Pastor Camarasa, en su crónica desde Luxemburgo publicada en IWE-36, julio-agosto de 1995, p. 26, “Y mañana ¿de qué vamos a vivir?”, decía contundente:

“Creo que está claro que cada día (nuestra profesión) va a menos, a pesar de que aún se encuentra algún soñador que cree que los profesionales de la información van a salvar a la humanidad de la incultura”. Y luego añadía: “El mundo Internet va a hacer muchísimo daño a la creación de empleo en nuestra profesión”.
https://www.scimagoepi.com/y-manana-de-que-vamos-a-vivir

Otros, en cambio, ven florecientes oportunidades ante el cada vez mayor marasmo de información. Alguien tiene que saber buscarla y ordenarla. Es factible que sea así si sabemos estar al día y dominamos las nuevas tecnologías de la información. Podemos intentar situarnos en la cresta de la ola.

De todas maneras esto quizá sólo será cierto a corto plazo; más adelante es difícil predecirlo.

La profesión puede experimentar efectivamente un fuerte impulso, pero ello no quiere decir que sea el mismo tipo de profesionales actuales el que lo reciba. Hasta puede ser al contrario: los nuevos profesionales que va a pedir ahora la sociedad pueden arrinconar a los actuales y convertirlos(-nos) en piezas de museo.

Además, no somos una profesión sino un conjunto de profesiones, a veces bien diferenciadas. El cambio lo notarán de forma distinta los archiveros, los bibliotecarios o los documentalistas de empresa, por citar tres casos.

La sombra de los dinosaurios
Los escribas de hace unos siglos se las hubieran podido prometer muy felices de haber sabido el volumen de información escrita que se generaría en épocas posteriores, pero al mismo tiempo les hubiera sido imposible prever la facilidad que ahora tenemos todos para escribir y lo inútiles que resultarían sus servicios.

Cuando ya parecía que el apostolado documentalista producía sus efectos y la profesión de experto en información empezaba a ser aceptada (¡aquí tenemos la Licenciatura por fin en marcha!), el cambio socioeconómico que afecta a las empresas produce efectos contrarios:

– Hay una tendencia a no acumular libros ni revistas (v. IWE-23, abril de 1994, pp. 1-2, “Una biblioteca virtual”):
https://www.scimagoepi.com/una-biblioteca-virtual

Como ya se ha dicho repetidamente, se va al just-in-time (obtener la información sólo cuando se necesite) en vez del just-in-case (tenerlo todo siempre guardado por si alguna vez alguien lo pide). Y si no hay colecciones tampoco hace falta quien las mantenga.

– Con la tendencia a reducir los costes fijos, los servicios de documentación se subcontratan fuera de la empresa. En principio se puede pensar que los trabajos realizados por los documentalistas son los mismos y que sólo cambia su ubicación: primero desde dentro de la propia empresa y luego desde una empresa externa especializada en documentación.

Pero en realidad el trámite burocrático que cada petición de información fuera de la empresa potencialmente usuaria implica, obligando a los técnicos a justificar más los gastos, en la práctica es disuasorio, y como resultado el interesado busca la información por su cuenta; y si no la encuentra es posible que pase sin ella.

– Otra tendencia iniciada ya hace 15 años, y acentuada con los PCs y sus aplicaciones ofimáticas tan fáciles de usar, es la de reducir el personal auxiliar que realiza tareas administrativas y de apoyo. Los técnicos son obligados a ser autosuficientes en sus proyectos individuales o en equipo: mecanografiarse los informes, realizar los gráficos, etc. Aunque no estemos de acuerdo, lo cierto es que en la realidad diaria procurarse la documentación técnica se considera un quehacer administrativo personal y por lo tanto no se creen necesarios los servicios del profesional documentalista.

Hasta hace muy poco podíamos pensar que el intermediario localizador y buscador de información sería cada vez más imprescindible ante la gran diversidad de fuentes y de métodos para acceder a ellas. Sin embargo puede ocurrir muy bien que las nuevas tecnologías posibiliten a todos buscar la información que quieran, tanto la necesaria para estar continuamente al día sobre un tema, como sobre temas distintos y puntuales.

Los sistemas que hemos visto hasta ahora para que los usuarios finales se hagan las búsquedas han sido poco eficaces al comparárseles con el trabajo del especialista de información. Pero quizá esto ha sido así porque se basaban en los mismos sistemas bibliográficos de antes, pensados para funcionar con tesauros y búsquedas booleanas.

– Cada vez más fundaciones, cámaras de comercio, colegios profesionales, etc., instalan autoservicios de información para sus miembros, que, una vez puestos en marcha por empresas especializadas, sólo requieren cambiar los cd-roms del juke-box todos los meses.

El videotex, base de partida muy interesante
Hace 10 años, el videotex señaló un camino que, como se sabe, sólo ha cuajado verdaderamente en Francia. Su facilidad y universalidad de uso son unas cualidades muy importantes, imprescindibles para su éxito. En los otros países, salvo en algunos pequeños sectores locales (p. ej. legislación, turismo), ha fracasado por falta del necesario apoyo oficial inicial y por tratarse de una tecnología limitada y relativamente cara (relación coste/eficacia alta) fruto de su época. Podía haber sido pero no fue.

Ahora, con los World Wide Web de Internet se tiene un sistema aún más universal, mejor, hipermedio y con un entorno mucho más favorable y preparado en el que desarrollarse.

La puesta en marcha de Infovía (v. IWE-39, noviembre de 1995, pp. 1-3) en España,…
https://www.scimagoepi.com/impacto-de-infovia-de-telefonica

…las continuas mejoras del WWW que se avecinan y los robots y motores de búsqueda más potentes auguran un cambio radical en el papel del documentalista.

Un nuevo ciclo de la información
El trabajo de los bibliotecarios y documentalistas se ha basado en el manejo de las representaciones de los libros y demás documentos originales. ¿Qué pasará cuando sean manejables los propios documentos (electrónicos)?

Alguien podría afirmar que estamos en las postrimerías de los sistemas de información que han precisado de bibliotecarios y documentalistas para gestionarlos. Ante la imposibilidad de manejar directamente los libros y demás documentos, los citados profesionales tuvieron que inventar representaciones de los documentos originales (las famosas referencias bibliográficas) y trabajar con ellas, primero con fichas de cartulina y luego informatizadas.

Para describir la obra original se crearon sistemas de clasificación, como la Clasificación Decimal Universal (CDU), índices o listas alfabéticas de palabras clave, encabezamientos de materia, vocabularios controlados, listas de autoridades, tesauros, etc.

Cuando se quiso describir el contenido de las obras originales de una forma más precisa, se utilizaron términos de indización más largos, compuestos de varias palabras. Era la llamada indización precoordinada, porque la relación o coordinación de palabras venía preestablecida antes de entrarlos en el sistema de información. Ejemplo: “Tabiques de madera con aislamiento plástico”.

Mas tarde, especialmente con los sistemas online, se utilizó la postcoordinación: los descriptores eran muy cortos, la mayoría de las veces unitérminos, y se combinaban o coordinaban entre sí posteriormente en el momento de hacer la búsqueda. Así, en los hosts online ESA-IRS o en Dialog, el término del ejemplo anterior podría rehacerse con esta instrucción:
select tabiques(1w)madera(1w)aislamiento(w)plástico

En los registros bibliográficos y en los correspondientes índices figuran las palabras sueltas y el usuario coordina los términos según sus necesidades en cada búsqueda particular.

Nota: Toda esta descripción se ha hecho de forma muy simplificada para no alargar la exposición.

La importancia del tesauro ha ido disminuyendo con la aparición de las bases de datos en texto completo. El coste informático de almacenar texto completo baja continuamente y el coste intelectual de indizar sube. Como resultado cada vez hay más bases de datos en texto completo y sin indizar.

De la preindización a la postindización

¿Cómo conseguir hacer búsquedas precisas?

Los productores de bases de datos tienen ya a su disposición softwares analizadores de textos que sugieren los descriptores más adecuados en cada documento. Un indizador revisa la calidad de las propuestas. De esta forma pueden disminuirse costes de indización y puestos de documentalista.

Sin embargo actualmente los hosts distribuidores de bases de datos online han solucionado el problema de los costes de indización: que se la haga el usuario.

Tienen sistemas informáticas innovadores que posibilitan que el usuario “indice” los documentos en el momento de hacer la búsqueda:

Los documentos están almacenados simplemente en texto completo, sin palabras clave. El usuario entra las palabras que definen su tema de búsqueda y el ordenador revisa todos los textos, cuenta cuántas veces figuran las palabras en cada documento y ordena éstos de mayor a menor relevancia. Por supuesto no es lo mismo de antes, pero es un sistema sustitutorio muy válido. ¿Quién se atreve a decir que el sistema humano es perfecto?

Ver el artículo de Lluís Codina “Teoría de recuperación de información: modelos fundamentales y aplicaciones a la gestión documental”, en IWE-38, pp. 18-22.
https://www.scimagoepi.com/teoria-de-la-recuperacion-de-informacion-fundamentos-y-gestion-documental

El “efecto estantería llena”
Los vendedores de enciclopedias, historias del arte y demás obras monumentales conocen bien que sus mejores clientes potenciales son las personas que recién han puesto piso. Aunque las letras de éste caigan todos los meses, una enciclopedia pagada en cómodos plazos no puede faltar.

Con el paso del tiempo dichas personas van haciendo acopio de toda la información que necesitan tanto para su profesión como para (quizá) su cultura y su ocio. Las estanterías de la sala de estudio se van llenando, como se llenan luego las del comedor y finalmente las del pasillo.

Llega un momento en que prácticamente todas las necesidades informativas están “agobiadamente” cubiertas como las propias estanterías. No cabe ni un centímetro más de libros (un problema cuando llega el 23 de abril de cada año :-)).

Lo mismo puede ocurrir dentro de poco tiempo con la información profesional en las empresas. Ahora hay soluciones de bricolage documental tanto online (Easynet, Knowledge Index de CompuServe/Dialog) como en cd-rom.

Se sabe que un buen profesional puede hacer las búsquedas en estos sistemas tradicionales mejor que cualquier usuario final. Éste puede salir del paso encontrando un puñado de documentos interesantes, pero si necesita una búsqueda al mismo tiempo exhaustiva y precisa debe recurrir a un documentalista.

Esto es así porque estamos tratando de las bases de datos clásicas y nos hallamos en el terreno de los documentalistas, pero si nos vamos a los sistemas alternativos en texto completo y sin indización controlada puede que el usuario final tenga la misma pericia de búsqueda que el profesional.

Cuando esto ocurra, cualquier persona podrá por sí misma tener toda su estantería de información profesional llena, o sea, todas sus necesidades cubiertas sin tener que recurrir a ningún intermediario. Y no habrá hecho ningún esfuerzo especial para acceder a esa información. Conecta varias veces al día a Internet para otras muchas cosas: recibir y enviar correo electrónico, participar en grupos de discusión, comprar cualquier producto o servicio, ver su cuenta bancaria y hacer una transferencia, leer el periódico electrónico, etc.

Es posible que dentro de un par de décadas, tres a lo sumo, las intrincadas bases de datos bibliográficas, con registros catalogados, clasificados e indizados, feudo de bibliotecarios y documentalistas tanto en su elaboración como en su consulta, hayan desaparecido.

Cuando alguien necesite cualquier tipo de información (un dato, un párrafo, un artículo, un capítulo, un libro, etc.), se dará unos “clics” por la Red y, gratis o pagando con la tarjeta de crédito, lo hallará en pocos minutos.

Lo dicho. Hoy más que nunca es necesario que estemos al día, para no perder el tren-lanzadera en el que es necesario estar. Las funciones de gestión de la información están evolucionando tan rápido que no podemos dormirnos ni recrearnos en prácticas y técnicas, antes habituales y necesarias, cuya utilidad puede ser rápidamente cuestionada.

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Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 40, diciembre de 1995-enero de 1996, pp. 16-18.