Michel Bauwens es, sin duda, una de las personas que más lejos ha llevado el concepto de “biblioteca virtual”. Pero según ha sabido IWE, otros profesionales están siguiendo sus pasos: Barbara Denton (Sematech), Lera Chitwood (Motorola), Toni Emerson (Hit Lab), Alice Cihon (SpencerStuart), y seguramente bastantes más.
Acuciada por graves problemas económicos, su empresa BP Nutrition, en Anvers (Bélgica), se vio obligada a desprenderse de 3 personas del centro de documentación-biblioteca. Michel se quedó solo, e intentó atender al máximo las mismas necesidades de información que antes, empleando para ello todos los nuevos medios electrónicos a su alcance. Tuvo tanto éxito, que la dirección le hizo entrega del premio que se otorga anualmente a las aplicaciones innovadoras dentro de la empresa.
Pero el reconocimiento transcendió fuera. Unas semanas más tarde, ganó el premio Special Librarian of the Year de la Special Library Association, que le fue entregado durante el International Online Information Meeting (IOLIM) de Londres, en diciembre de 1993.
Ian Savage, director de Gale Research Intl. Ltd., entrega el premio “Bibliotecario Especializado del Año” a Michel Bauwens (en el centro de la foto). A la derecha está Miriam Drake, presidenta de la Special Libraries Association (SLA). IOLIM, Londres, diciembre de 1993.
No entraremos en la polémica cuestión, tantas veces repetida desde que se han inventado máquinas, robots e informática, de la sustitución de puestos de trabajo. Primero la fiebre de la productividad afectó a los trabajos más manuales y rutinarios, y hasta nos pareció bien a todos, pero ahora ha llegado ya también a los trabajos más intelectuales. Directamente para mal o para bien de muchos de nosotros, el progreso es así.
“Lo que he intentado hacer –dice Bauwens–, es crear un ambiente completamente electrónico para cubrir las necesidades de información de la empresa. Esto implicó cerrar totalmente nuestra biblioteca (los libros se distribuyeron por los departamentos o se regalaron y se cancelaron la mayoría de suscripciones de revistas, aunque de todo ello mantuve una base de datos con la información mínima para poderlos localizar) y centrarme exclusivamente en la obtención de documentos electrónicos solicitados al momento, usar bases de datos externas, boletines y correos electrónicos, y teleconferencias”.
Todo el trabajo se realiza desde el PC de su mesa:
“Con él puedo enviar y recibir fax y telex; teledescargar información de bases de datos y BBSs; hacer cartas e informes procesando textos o entrando datos en una hoja de cálculo; enviar los resultados por correo electrónico a los usuarios, etc.”.
Sin embargo, no pudo eliminar completamente el papel. Produce una serie de más de 20 boletines de noticias impresos para el personal de BP Nutrition, sobre temas diversos: competidores, desarrollo del sector alimentación, informes de ventas, cría de animales, etc.
Para esto se vale del software Information Partner, que conecta automáticamente bdds locales con bdds online, y con paquetes de tratamiento de textos y autoedición.
Gran ahorro de tiempo
“Antes de instalar ese software, producir los boletines me llevaba unas 6 horas semanales. Después de hacer la búsqueda online para obtener la información, tardaba de 10 a 20 minutos en editarlo con el tratamiento de textos, y luego otros 10 a 20 minutos más para autoeditarlo ( desktop publishing ). Esto último es realmente importante hacerlo, puesto que los directivos van sobrecargados de información y no se molestan en mirar lo que no tenga un buen aspecto profesional”, explica Bauwens.
Usando Information Partner puede teledescargar los resultados ya en el tratamiento de textos o directamente en el sistema de autoedición sin tener que reformatear.
El software también pone unas marcas en el título, la fuente y la fecha, de manera que es muy fácil hacer un índice, o subdividir todo en encabezamientos y sub-encabezamientos.
“En vez de una hora, ahora tardo unos 15 minutos por boletín. Information Partner no es barato, pero constituye uno de los componentes importantes de mi entorno electrónico”.
Biblioteca virtual
La dirección de BP Nutrition considera que el servicio actual dado por una sola persona equipada con medios electrónicos, es mejor que el que antes daban 4 por los métodos tradicionales, usando fuentes de información en soporte papel.
“Las bibliotecas tradicionales requieren una gran cantidad de mano de obra porque se basan en la recopilación de colecciones: recogen los materiales informativos sólo por si alguien alguna vez necesita una parte de la información ( just-in-case). En una biblioteca electrónica el material se hace disponible tocando algunas teclas para traerlo desde donde esté cuando se necesite ( just-in-time); es una forma de trabajar mucho más dinámica”, asegura Bauwens.
“Creo que en el futuro será difícil defender la existencia de grandes centros de documentación en las empresas, especialmente si continúan las restricciones presupuestarias y la gran competitividad. A largo plazo, los especialistas en información no tienen otra opción”.
Éstos deberían trabajar más cerca de los usuarios o clientes:
“Idealmente, las organizaciones deberían crear redes de especialistas en información, con cada uno de ellos situado en una área estratégica de la organización, prestando servicio a los correspondientes equipos de expertos y a sus directivos.
Cada medio año debería haber una rotación en los puestos, para que fluyera y se compartiera también la experiencia. Al mismo tiempo deberían establecer contactos entre ellos para intercambiar información y para repartir las búsquedas según su especialización. Sería un sistema muy flexible”.
Cuando se le pregunta si le parece que se podría trabajar desde casa, contesta:
“No, eso sí que no. Suprimir el papel es una cosa pero los contactos personales es otra. Son fundamentales, tanto para interpretar las demandas como para comentar los resultados con los interesados”.
Trabajo a tres niveles
El especialista en información –continúa Bauwens–, desempeñaría tres roles:
“Interconexión: con colegas internos y externos, y con los equipos de expertos. Al mismo tiempo ayuda a interconectar entre sí a esos expertos de diferentes departamentos que él sabe pueden compartir conocimientos, sin tener que ir a buscar información o know how fuera.
Memoria institucional: el experto en información puede almacenar fácilmente la información interna, en forma de una base de datos de estructura mínima. Es una idea tomada de Infomapper, del americano Woody Horton. Según actúan y se desplazan, los directivos pierden la memoria compartida y común de la empresa. El especialista en información se convierte así en el gatekeeper o guardián de la experiencia interna.
Contratación externa: es lo que en inglés se conoce por outsourcing. Debería ser el principio de trabajo del especialista en información, como idea contraria a hacerlo todo uno mismo”, sigue Bauwens. “Nos pagan para ser creativos, y debemos evitar todo lo que nos impide serlo. En cuanto identifico una necesidad de información, o bien la automatizo o bien la subcontrato para que me la hagan fuera, por ejemplo en la universidad. Esto me libera de la rutina y puedo dedicarme a buscar otra necesidad de información, en un proceso constante de innovación”.
Nota: Desde marzo de 1994 Bauwens está establecido por su cuenta, trabajando como consultor en creación de centros de información virtuales, aplicaciones comerciales de Internet y tecnologías ciberespaciales.
Michel Bauwens. Cybrarian Inc., 4 Korte van Peltstraat, 2018 Antwerp (Bélgica).
Tel.: +32-3-238 33 63;
Internet: michel.bauwens@dm.rs.ch
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Esta información se publicó en la revista Information World en Español (IWE), n. 23, abril de 1994, pp. 1-2.